STAMPA E VISUALIZZAZIONE:
DAL LAYOUT ALLE INTERRUZIONI DI PAGINA
Il contenuto di una cartella di lavoro non serve solo per l’inserimento e l’organizzazione dei dati, ma anche per la loro presentazione e stampa. Gestire correttamente il layout, le interruzioni di pagina e le opzioni di stampa consente di ottenere documenti professionali e leggibili. Prima di tutto si definiscano tali termini:
- Layout, struttura grafica e organizzativa di un documento, o di una pagina, che definisce la disposizione e la presentazione visiva dei contenuti
- Interruzione, punto di separazione che divide il contenuto in parti distinte e permette di modificare la struttura e l’impaginazione del documento in quei punti
- Stampa, processo che trasforma un contenuto digitale in una copia cartacea oppure in un file destinato alla stampa, come il PDF
Le impostazioni di layout influenzano la disposizione dei dati su schermo e su carta, includendo orientamento, margini, intestazioni, piè di pagina, righello, area di stampa e scala. Le interruzioni di pagina permettono di controllare la suddivisione dei contenuti durante la stampa. Infine, le opzioni consentono di gestire la qualità di stampa e la compatibilità del documento. Questi strumenti possono essere gestiti sia a livello globale di cartella di lavoro, sia a livello locale di singolo foglio. Una cartella di lavoro può infatti contenere più fogli, ognuno con impostazioni di stampa e layout proprie. Le impostazioni generali di tutte le cartelle di lavoro si configurano da
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Stampa:
- Modalità ad alta qualità per la grafica, migliora la resa di immagini, grafici e forme (stampa più precisa ma più lenta)
- Includi i tipi di carattere archiviati nella stampante, utilizza i font interni della stampante (stampa più veloce e testo più nitido)
Scheda Layout di pagina
La scheda
Layout di pagina raccoglie i comandi che definiscono come un singolo foglio viene impaginato e stampato. Per i gruppi di comandi
Temi e
Disponi si vedano, rispettivamente,
Temi di Excel e Oggetti, mentre gli altri gruppi sono di seguito illustrati.
Imposta pagina (1) è il gruppo principale che contiene i seguenti comandi:
- Margini, definisce lo spazio tra contenuto e bordi della pagina:
- Ultima impostazione personalizzata
- Normali
- Larghi
- Stretti
- Margini personalizzati, apre la scheda Margini della finestra Imposta pagina (4) – si veda il prossimo paragrafo
- Orientamento, imposta la pagina in:
- Dimensioni, propone 7 formati carta (A4 predefinito), mentre Altre dimensioni foglio apre la scheda Pagina della finestra Imposta pagina (4) – si veda il prossimo paragrafo
- Area di stampa, specifica la sezione del foglio da stampare:
- Imposta area di stampa, per selezionare l’intervallo desiderato
- Cancella area di stampa
- Aggiungi ad area di stampa, se altre aree sono già state impostate
- Interruzioni, si veda Interruzioni di pagina
- Sfondo, inserisce un’immagine di sfondo al foglio, ma non viene stampata
- Stampa titoli, apre la scheda Foglio della finestra Imposta pagina (4) – si veda il prossimo paragrafo
Gli altri gruppi della scheda
Layout di pagina sono:
- Adatta alla pagina (2), ridimensiona il contenuto in funzione di:
- Larghezza, le colonne del foglio stanno in un numero definito di pagine orizzontali
- Altezza, le righe del foglio stanno in un numero definito di pagine verticali
- Proporzioni, mantiene le proporzioni, impostandone il valore
- Opzioni del foglio (3):
- Griglia → Visualizza, mostra/nasconde la griglia sul foglio
- Griglia → Stampa, include/esclude la griglia nella stampa
- Intestazioni → Visualizza, mostra/nasconde le intestazioni delle righe e delle colonne
- Intestazioni → Stampa, include/esclude le intestazioni nella stampa
Finestra Imposta pagina
La finestra
Imposta pagina può essere aperta tramite:
- Pulsante di avvio della finestra di dialogo, situato in basso a destra in ciascun gruppo della scheda Layout di pagina (1)
- Personalizzazione, che l’utente esegue sui comandi Margini, Dimensioni e Stampa titolo, visti nel paragrafo precedente
Le scheda
Pagina (2) consente di impostare:
- Orientamento:
- Proporzioni:
- Imposta al, specificando la percentuale della dimensione normale
- Adatta a, indicando il numero di pagine in cui suddividere il contenuto in larghezza o altezza
- Formato, selezionando il formato di stampa tra 7 disponibili (A4 predefinito)
- Qualità stampa, specificando la risoluzione di stampa e dei file PDF generati – valore predefinito 600 dpi (punti per pollice), modificabile dalle impostazioni della stampante
- Numero prima pagina, indicando il numero iniziale per la numerazione delle pagine (Automatico per impostazione predefinita, equivalente a 1)
La scheda
Margini (3) permette di selezionare:
- Superiore/Inferiore, valore predefinito 9 – l’unità di misura nel sistema metrico è cm
- Sinistro/Destro, valore predefinito 8
- Intestazione/Piè di pagina, valore predefinito 8
- Allinea al centro della pagina (è possibile selezionare anche entrambe le opzioni):
- Orizzontalmente
- Verticalmente
La scheda
Intestazioni/Piè di pagina viene illustrata nel prossimo paragrafo, mentre la scheda
Foglio viene trattata in
Stampa. In tale paragrafo vengono descritti anche i 3 pulsanti che compaiono in fondo a ciascuna scheda, vale a dire
Stampa,
Anteprima e
Opzioni.
Intestazioni e piè di pagina
L’
intestazione è l’area posta nella parte superiore di ogni pagina stampata, usata per informazioni ripetute come titolo, data, nome del file o numero di pagina. Il
piè di pagina è invece situato in basso alla pagina, utile per riportare informazioni quali numero di pagina, note, autore o percorso del file. Nella finestra
Imposta pagina la scheda
Intestazioni/Piè di pagina (1) offre l’anteprima delle impostazioni relative a:
- Intestazione, selezionando fra 6 modalità (Nessuno di default)
- Piè di pagina, come Intestazione
- Personalizza intestazione, si veda di seguito
- Personalizza piè di pagina, si veda di seguito
- Diversi per pagine pari e dispari, alterna differenti intestazioni e piè di pagina
- Diversi per la prima pagina, imposta intestazioni e piè di pagina differenti nella prima pagina
- Adatta al documento, ridimensiona automaticamente il contenuto alla pagina
- Allinea ai margini di pagina, centra il contenuto rispetto ai margini (meno specifico del corrispondente comando della scheda Margini descritta nel paragrafo precedente)
I pulsanti
Personalizza intestazione e
Personalizza piè di pagina aprono la stessa finestra (2), che differisce solamente nella denominazione. Contiene le istruzioni per l’inserimento e la formattazione dei contenuti. Nelle sezioni
A sinistra,
Al centro e
A destra, visualizzate nella parte inferiore, è possibile digitare direttamente il testo e personalizzare i contenuti. In alternativa, il testo può essere inserito direttamente negli appositi riquadri attivando la visualizzazione
Layout di pagina – si veda
Scheda Visualizza. Inoltre, la finestra contiene le seguenti icone-comando:
- Formato testo, apre la finestra Carattere (3), identica all’omonima scheda della finestra Formato celle, si veda Caratteri e formattazione testo
- Inserisci numero di pagina
- Inserisci numero di pagine, inserisce il totale delle pagine del documento
- Inserisci data
- Inserisci ora
- Inserisci percorso file
- Inserisci nome file
- Inserisci nome foglio
- Inserisci immagine, da dispositivo, web o OneDrive
- Formato immagine, si veda il prossimo paragrafo
Formato immagine nelle intestazioni e piè di pagina
La formattazione delle immagini nelle intestazioni e piè di pagina di stampa è identica alla formattazione delle immagini nei fogli di lavoro. Oltre ad alcuni comandi contestuali specifici, quello che cambia è principalmente la modalità o percorso di apertura delle finestre. La finestra
Formato immagine si apre in due passaggi:
- Apertura della finestra Imposta pagina – si veda Finestra Imposta pagina
- Scheda Intestazioni/Piè di pagina → Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina → Formato immagine
Le opzioni della scheda
Dimensioni (1) sono:
- Altezza, imposta i valori sia in cm (versioni con sistema metrico) sia percentuali
- Larghezza, come Altezza
- Rotazione, specifica i gradi di rotazione in senso orario
- Blocca proporzioni, conserva il rapporto originale tra altezza e larghezza
- Rispetto alle dimensioni originali, blocca le proporzioni rispetto alle dimensioni originali riportate in fondo
- Reimposta, ripristina i valori predefiniti
La scheda
Immagine (2), invece, contiene le seguenti voci:
- Ritaglia da, indica i cm (nel sistema metrico) da ritagliare sui 4 lati
- Colore, seleziona una tra 4 opzioni (Automatico predefinito)
- Luminosità, con barra di scorrimento o valore % da specificare (valore predefinito 50%)
- Contrasto, come Luminosità
- Reimposta, annulla tutte le modifiche grafiche applicate
Il pulsante
Comprimi, in fondo a sinistra, apre la finestra
Compressione immagini (4) con:
- Applica a:
- A immagini selezionate
- A tutte le immagini del documento, predefinita
- Cambia risoluzione:
- Web/Schermo (96 dpi)
- Stampa (200 dpi), predefinita
- Nessuna modifica, dpi originali
- Opzioni, entrambe predefinite:
- Comprimi immagini, riduce dimensione e risoluzione dei file
- Elimina aree ritagliate delle immagini, rimuove definitivamente eventuali parti ritagliate, riducendo la dimensione dei file
Infine, la scheda
Testo alternativo (3) è una funzione di accessibilità. Consente di inserire una didascalia per gli utenti non vedenti o che utilizzano lettori di schermo. Non appare nella stampa né influisce sulla visualizzazione del foglio.
Scheda Visualizza
La scheda
Visualizza consente di controllare come il foglio appare sullo schermo durante la preparazione e la verifica della stampa. Le modalità di visualizzazione aiutano a verificare margini, interruzioni e struttura del foglio prima della stampa.
- Gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro (1), mostra come visualizzare un foglio tra:
- Normale, visualizzazione classica per l’editing dei dati
- Anteprima interruzioni di pagina, oppure corrispondente icona sulla Barra di stato (7) – si veda il prossimo paragrafo
- Layout di pagina, oppure corrispondente icona sulla Barra di stato (6), mostra il foglio come apparirà stampato, con margini e intestazioni
- Visualizzazioni personalizzate, apre l’omonima finestra (4) illustrata di seguito
- Gruppo Mostra (2), consente di selezionare/deselezionare:
- Righello, per allineare contenuti e margini – le unità di misura si modificano da File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Visualizzazione → Unità righello
- Griglia
- Intestazioni
- Barra della formula
- Gruppo Zoom (3):
- Zoom, oppure corrispondente icona sulla Barra di stato (8), imposta manualmente il livello di ingrandimento da 10% a 400%
- 100%, ripristina la visualizzazione alla dimensione reale
- Zoom selezione, adatta lo zoom all’area selezionata
- Gruppo Finestra, si vedano Visualizzare più fogli di lavoro e Visualizzare cartelle di lavoro
- Gruppo Macro, si veda Macro
La finestra
Visualizzazioni personalizzate (4) contiene l’elenco delle visualizzazioni salvate e i seguenti pulsanti:
- Mostra, applica la visualizzazione selezionata dall’elenco
- Chiudi, chiude la finestra
- Aggiungi, crea una nuova visualizzazione mantenendo le caratteristiche di quella corrente, come zoom e layout di pagina, e apre la finestra Aggiungi visualizzazione (5) con:
- Nome, da specificare
- Impostazioni di pagina, per includere le stesse impostazioni di stampa
- Impostazioni righe nascoste, colonne e filtri, per applicare gli stessi filtri e nascondere le stesse righe e colonne della visualizzazione corrente
- Elimina, rimuove la visualizzazione selezionata
Interruzioni di pagina
Un’
interruzione di pagina è una linea che divide il foglio in più pagine di stampa, migliorando distribuzione dei contenuti e controllo dell’impaginazione. Le interruzioni possono essere
automatiche, se generate da Excel in base ai margini, al formato e alla scala di stampa, oppure
manuali, se create dall’utente. Le interruzioni sono rappresentate da
linee tratteggiate se automatiche oppure da
linee continue, se manuali. L’inserimento manuale delle interruzioni richiede:
- Selezione della cella in cui dividere il foglio (altrimenti entrambe le interruzioni vengono inserite):
- Nella prima riga, per l’interruzione verticale a sinistra della cella
- Nella prima colonna, per l’interruzione orizzontale sopra la cella
- Scheda Layout di pagina → Gruppo Imposta pagina (1) → Interruzioni → Inserisci interruzione di pagina
Per lo spostamento di un’interruzione si deve eseguire la seguente procedura:
- Visualizza → Gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro (2) → Anteprima interruzioni di pagina
- Clic + trascinamento della linea – spostando un’interruzione automatica, questa diventa manuale
L’eliminazione delle interruzioni manuali avviene tramite scheda
Layout di pagina → Gruppo
Imposta pagina (1) →
Interruzioni → Rimuovi tutte le interruzioni di pagina. Mentre, per cancellare un’interruzione specifica occorrono i seguenti passaggi:
- Visualizza → Gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro (2) → Anteprima interruzioni di pagina
- Selezionare la cella sotto o a destra della linea continua – le interruzioni automatiche non possono essere rimosse
- Scheda Layout di pagina → Gruppo Imposta pagina (1) → Interruzioni → Rimuovi interruzione di pagina
Infine, nella visualizzazione
Normale le interruzioni non sono visibili come in
Anteprima interruzioni di pagina e
Layout di pagina. In realtà, tornando da queste due modalità alla visualizzazione
Normale, le interruzioni non scompaiono. Per nasconderle, occorre deselezionare
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Opzioni di visualizzazione per i fogli di lavoro →
Mostra interruzioni di pagina.
Stampa
È importante capire che “stampa” non significa esclusivamente inviare il documento a una stampante fisica. Infatti, tale termine include anche la creazione di file digitali destinati alla stampa, come i PDF (o altri formati come XPS). Dunque la “stampa” può servire a convertire correttamente una tabella in PDF, prima della condivisione o archiviazione. In
Finestra Imposta pagina sono state illustrate diverse modalità di apertura dell’omonima finestra (2). Tra queste, il
Pulsante di avvio della finestra di dialogo (1) nei 3 gruppi della scheda
Layout di pagina apre subito la finestra. In tale finestra, la scheda
Foglio contiene voci relative alla stampa:
- Area di stampa, da selezionare
- Stampa titoli, ristampa in ogni pagina le righe e le colonne selezionate:
- Righe da ripetere in alto
- Colonne da ripetere a sinistra
- Stampa:
- Griglia
- Intestazioni di riga e colonna
- Bianco e nero, senza colori
- Qualità bozza, stampa rapida e meno definita
- Commenti, selezionando tra 3 opzioni (Nessuno predefinito)
- Errori cella come, selezionando la modalità di stampa tra 4 opzioni (Visualizzati predefinito, ovvero come appaiono nel foglio)
- Ordine di pagina, definisce la sequenza di numerazione e stampa quando il foglio occupa più pagine:
- Priorità verticale, dall’alto in basso, poi da sinistra a destra
- Priorità orizzontale, da sinistra a destra, poi dall’alto in basso
Infine, in fondo a ciascuna scheda compaiono i seguenti pulsanti:
- Stampa, esegue la stampa
- Anteprima di stampa, mostra l’output finale
- Opzioni, apre la finestra di configurazione della stampante
Stampa e
Anteprima di stampa aprono la stessa schermata, come illustrato nel prossimo paragrafo. In questo modo Excel consente sia di mostrare l’anteprima sia di stampare le pagine visualizzate. Il pulsante
Opzioni, invece, apre una finestra di configurazione della stampante che varia a seconda del modello utilizzato.
Schermata di stampa
La schermata di stampa si apre tramite
File →
Stampa (1), o
CTRL +
P, e mostra l’anteprima di stampa (2). Contiene il pulsante
Stampa, la voce
Copie per inserire il numero di copie e il menu
Stampante per selezionare il dispositivo. Il comando
Proprietà stampante apre la finestra di configurazione della stampante, variabile in base al modello utilizzato. Inoltre, la schermata contiene le seguenti impostazioni:
- Stampa:
- Fogli attivi, solo quelli selezionati
- Intera cartella di lavoro, tutti i fogli
- Selezione, solo l’area selezionata
- Pagine, di inizio e fine stampa
- Stampa su:
- Un lato, solamente su una facciata del foglio
- Entrambi i lati, capovolgendo le pagine sul lato lungo/corto
- Fascicoli, in caso di più copie:
- Fascicola copie, stampa un’intera copia alla volta
- Non fascicolare, stampa ciascuna pagina per tutte le copie
- Orientamento:
- Formato, si veda di seguito
- Margini:
- Ultima impostazione personalizzata
- Normali
- Larghi
- Stretti
- Margini personalizzati
- Scala:
- Nessuna scala
- Adatta foglio su una pagina
- Adatta tutte le colonne/righe su una pagina, in funzione della larghezza/altezza della pagina
- Opzioni proporzioni personalizzate
- Imposta pagina, apre la finestra Imposta pagina
Inoltre, si può impostare il formato della carta o della busta:
- Lettera, standard americano
- A4, standard ISO, formato più diffuso
- A5, metà di un A4, per libretti e volantini
- A6, metà di un A5, per cartoline e badge
- Busta n.10, standard americano per lettere commerciali
- Busta DL, standard ISO per contenere un A4 piegato in tre
- Busta C5, standard ISO per contenere un A4 piegato in due, o un A5
- Altre dimensioni foglio
Infine, in
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Generale si trova
Adatta contenuto per dimensioni di pagina A4 o 21,6 × 27,9. Quest’impostazione consente di ridimensionare il documento tra
A4 e
Lettera.
