Un file, o documento, di Excel è chiamato cartella di lavoro e rappresenta il punto di partenza di ogni operazione all’interno del programma. È l’elemento base su cui si lavora, si salva e si archivia. Ogni file creato o aperto in Excel corrisponde a una cartella di lavoro, che dal punto di vista tecnico è un file con un’estensione specifica. Il formato più comune è .xlsx, ma Excel supporta anche altri formati, inclusi quelli contenenti macro oppure destinati all’esportazione come PDF e XPS. La cartella di lavoro raccoglie i fogli di lavoro, intesi come singole unità operative con strutture proprie, che non devono essere necessariamente identiche tra loro.
La gestione di un documento di Excel riguarda operazioni tra cui l’apertura, il salvataggio e l’uso dei modelli. Gli aspetti relativi al layout di pagina, alle interruzioni e alla stampa sono invece trattati nell’articolo Stampa e visualizzazione. Tutte queste operazioni agiscono a un livello superiore rispetto ai dati, ovvero riguardano la gestione complessiva del file e non il contenuto delle singole celle. Le operazioni eseguite all’interno di una cartella di lavoro possono essere annullate o ripristinate tramite i comandi disponibili nella Barra di accesso rapido:
Una volta avviato Excel, esistono varie alternative per creare una nuova cartella di lavoro:
CTRL + N
Inoltre, è possibile aprire una cartella di lavoro tramite:
Sfoglia (ALT+CTRL+F2), cerca un file all’interno del PC, senza utilizzare percorsi recenti o suggeriti da Excel
Un file nell’elenco di quelli recenti può anche essere aperto da Menu contestuale (4) → Apri. Inoltre, il numero di file recenti dell’elenco di default è 10. Per modificarlo si utilizza File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Visualizzazione → Mostra questo numero di cartelle di lavoro recenti. Inoltre, i file recenti possono essere rimossi dall’elenco tramite clic con il tasto destro, Menu contestuale (4) → Rimuovi da elenco. Questa rimozione avviene solo nell’elenco e non fisicamente dal PC – per l’eliminazione di un documento di Excel si veda il prossimo paragrafo.
Prima di cominciare, è utile precisare che il menu contestuale varia in base alla posizione del file. In questo paragrafo ne vengono quindi mostrati tre diversi, ciascuno identificato da un numero distinto. Per duplicare o spostare una cartella di lavoro, si sceglie una delle seguenti modalità:
Successivamente il file viene incollato tramite:
Alternative per creare una copia di un file:
La rimozione di una cartella di lavoro, invece, avviene tramite:
File → Apri (3) → Recenti → Menu contestuale del file (4) → Elimina file
In Excel è possibile contrassegnare una cartella di lavoro come “preferita” per ritrovarla facilmente. Dunque, il termine preferito viene assegnato ai file utilizzati più frequentemente. Un documento si può rendere preferito in uno dei seguenti modi:
Aggiungi a preferiti, quando il file è aperto dal cloud (OneDrive)
I file preferiti si possono così visualizzare in File → Home (1) → Preferiti. I menu contestuali (2) e (5) differiscono per l’opzione di rimuovere in blocco i file non preferiti dall’elenco dei recenti. Tale opzione compare solo in File → Apri (4) → Recenti → Menu contestuale del file (5) → Cancella elementi non preferiti. Invece, la rimozione di un singolo file preferito avviene tramite:
Menu contestuale del file (2) o (5) → Rimuovi dai preferiti
Inoltre, Excel gestisce anche le cartelle preferite, vale a dire le cartelle del PC utilizzate frequentemente. Queste non vanno confuse con le cartelle di lavoro, ovvero i singoli documenti di Excel, a loro volta contenuti nelle cartelle del PC. Selezionando File → Apri (4) → Recenti → Scheda Cartelle, è possibile visualizzare tutte le cartelle contenenti file di Excel aperti, ordinate cronologicamente. Come per i file, è sufficiente cliccare su [icona stella vuota] Aggiungi a preferiti a destra del nome della cartella per aggiungerla ai preferiti. La cartella preferita viene così spostata in cima all’elenco, permettendo un accesso rapido ai file Excel che contiene. Questo è utile quando si lavora spesso sugli stessi progetti.
Una cartella di lavoro diventa un file permanente solo dopo il salvataggio. Excel salva una copia ogni 10 minuti tramite il recupero automatico. Tale frequenza può essere modificata nella sezione File → Opzioni (5) → Salvataggio, che include anche altre impostazioni. Tuttavia, il file ripristinato può non corrispondere esattamente all’ultimo stato del lavoro. Infatti, il salvataggio avviene solo in determinati casi, come quando Excel è inattivo o non sta eseguendo operazioni complesse. Inoltre, se il programma viene chiuso improvvisamente durante modifiche o calcoli, alcune modifiche recenti potrebbero non essere recuperate. Il salvataggio di un file richiede di specificare nome, posizione e formato – i vari tipi di formato sono illustrati nel prossimo paragrafo. Il salvataggio avviene tramite:
Salva con nome, crea una copia del file modificando nome ed eventualmente posizione e formato
È possibile salvare una cartella di lavoro mediante una delle seguenti modalità:
CTRL + F4, agisce come ALT + F4, ma lascia sempre aperto Excel, anche se tutte le cartelle di lavoro sono chiuse
Infine, esportare significa salvare un file in un formato differente, come .pdf o .txt, tramite File → Esporta (3).
Excel permette di salvare i file con numerosi formati, compresi quelli compatibili con versioni precedenti – per maggiori dettagli si veda Compatibilità tra versioni di Excel. I formati di salvataggio si selezionano nella finestra Salva con nome (1), utilizzando l’elenco a discesa in corrispondenza di Salva come. I principali formati includono anche i modelli, ovvero cartelle di lavoro predefinite o personalizzate – si veda più avanti:
Modello di Excel 97-2003 (.xlt), compatibile con le versioni 97-2003
Oltre ai formati base e ai modelli, Excel propone appositi formati per le cartelle di lavoro che includono strumenti più evoluti. Più specificatamente, questi formati includono macro, sequenze di istruzioni che automatizzano operazioni ripetitive, e componenti aggiuntivi, ovvero funzionalità estese:
Dati XLM (.xlm), contenente solo macro XLM di Excel 2003, senza altri dati nel foglio
I formati di Excel consentono anche l’adattamento dei documenti alle pagine web:
Pagina Web in file unico (.mht o .mhtml), con contenuti incorporati in un unico file
Per i formati di interscambio dei dati si veda il prossimo paragrafo.
Nell’elenco dei formati che Excel propone nella finestra Salva con nome (1), si trovano anche i formati di interscambio. Questi formati consentono l’esportazione e l’importazione dei dati tra software diversi. Tra quelli più comuni si trovano i formati di testo (.txt) e CSV (Comma Separated Values, .csv):
Testo (MS-DOS), testo semplice compatibile con DOS/Windows
Altri formati di interscambio che Excel propone sono:
I modelli di Excel, o template, sono cartelle di lavoro predefinite o personalizzate, con impostazioni specifiche. Quelli predefiniti, pensati per evitare di ricreare ogni volta la stessa struttura, si trovano in File → Nuovo (1) negli elenchi:
Modelli disponibili (6), sotto la barra di ricerca, contenente tutti i modelli esistenti
La differenza fra modelli preferiti e recenti riguarda il tempo di permanenza nell’elenco (2): permanenti i primi, temporanei i secondi. Un modello disponibile diventa recente se aperto con:
Singolo clic → Crea
Un modello recente viene rimosso dall’elenco mediante Menu contestuale del modello (3) → [icona X rossa] Rimuovi da elenco. Un modello recente o disponibile, invece, diventa preferito, o viene rimosso dai preferiti, tramite:
Menu contestuale del modello (3) → [icona puntina] Rimuovi dall’elenco
Attenzione alle due diverse rimozioni: [icona X rossa] Rimuovi da elenco si riferisce ai modelli recenti, [icona puntina] Rimuovi dall’elenco riguarda invece quelli preferiti. In entrambi i casi il file non viene eliminato dal PC, ma solamente dall’elenco (2). Inoltre, l’anteprima di un modello si visualizza con Menu contestuale del modello (3) o (7) → Anteprima.
Per facilitare la ricerca dei modelli disponibili, Excel mette a disposizione la barra di ricerca e li suddivide nei seguenti gruppi (5):
Calendari, per visualizzazioni settimanali, mensili o annuali
Mentre i modelli predefiniti compaiono sia nell’elenco dei recenti e preferiti sia in quello dei disponibili, i modelli personalizzati si trovano nel gruppo Personale (2). Tale gruppo contiene quindi quei modelli che sono stati creati e configurati dall’utente per le proprie attività quotidiane. Per creare un modello personalizzato, si parte da una cartella di lavoro esistente. Dopo aver modificato il file con layout, formule, formattazioni e impostazioni desiderate, si salva nei modelli personali. Per fare questo si seleziona il formato Modello Excel (.xltx) da:
File → Esporta (5) → Cambia tipo di file → Modello → Salva con nome
Il file viene così salvato nella cartella dedicata ai template e non viene utilizzato direttamente come cartella di lavoro. Ogni volta che si apre il modello, Excel genera in automatico una nuova cartella di lavoro, mentre il file originale rimane invariato. Per impostare il percorso dei modelli personalizzati si utilizza File → Opzioni → Salvataggio → Percorso predefinito modelli personali, inserendo la cartella desiderata. Quando si vuole utilizzare un modello personalizzato, si accede a File → Nuovo (1) → Personale (2), selezionando il modello desiderato. In questo modo viene creata una nuova cartella di lavoro basata sul template personalizzato dall’utente.
Ogni cartella di lavoro viene visualizzata in una finestra separata all’interno di Excel. Le finestre possono essere duplicate, affiancate o ridimensionate senza modificare il contenuto dei file. Si possono utilizzare più finestre per avere sotto controllo file diversi e per visualizzare più fogli della stessa cartella di lavoro. Questi temi sono trattati nel dettaglio in Visualizzare più fogli di lavoro. Per spostarsi rapidamente tra le cartelle di lavoro aperte è possibile utilizzare una delle seguenti modalità:
ALT + TAB, passa alla successiva finestra di qualsiasi applicazione (non solo di Excel)
La visualizzazione e la gestione delle dimensioni di una finestra di un programma, non solo di Excel, avvengono mediante i pulsanti in alto a destra (3):
[Icona X] Chiudi (ALT + F4), chiude la cartella di lavoro chiedendo di salvarla se non è stato già fatto
Tali funzionalità sono accessibile anche cliccando con il tasto destro sulla Barra del titolo, Menu contestuale (1):
Chiudi
Infine il comando Sposta può anche essere attivato mediante CTRL + F7 e, a seguire, i tasti direzionali.
La scheda File → Informazioni (1) è il centro di controllo che raccoglie tutte le informazioni strutturali, descrittive e di sicurezza di un documento Excel. Permette, ad esempio, di verificare dati nascosti, commenti e recuperare versioni precedenti del file. In alto si trovano:
Apri percorso locale (presente anche in basso a destra), apre la cartella contenente il file
Nella colonna di sinistra si trovano:
Opzioni visualizzazione browser, per l’apertura dei file online (OneDrive)
Infine, le voci incolonnate a sinistra indicano:
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