VERSIONI DI EXCEL:
DALLE ORIGINI ALL'AI
Oggi Excel non è più solo un programma installato localmente, ma fa parte di un ecosistema integrato di servizi cloud, aggiornamenti continui e collaborazione online. Tale ecosistema si chiama
Microsoft 365 e include, oltre a Excel, strumenti per archiviazione, condivisione e lavoro di gruppo tramite
OneDrive e
SharePoint. I file possono essere salvati nello spazio personale, aziendale o condiviso, permettendo a più utenti di accedere agli stessi documenti e collaborare in tempo reale. Pertanto le applicazioni Microsoft non funzionano più come programmi isolati, ma come componenti di un sistema coordinato in cui dati, documenti e persone interagiscono costantemente. La scelta fra le differenti versioni di Excel cambia a seconda di:
- Tipologia di licenza:
- Home, personale
- Business, liberi professionisti e piccole o medie aziende
- Enterprise, grandi aziende o organizzazioni complesse
- Livello della licenza – cambia nome a seconda della tipologia:
- Basics, limitato
- Standard, normale
- Premium, avanzato
- Distribuzione del software:
- Desktop, installazione sul dispositivo
- Web, accesso tramite servizi cloud
- Durata:
- Perpetua, pagamento una tantum
- Abbonamento, pagamenti mensili o annuali
- Numero di utenti che lo utilizzano il programma
- Numero di dispositivi su cui installarlo
- Servizi aggiuntivi o potenziati fra cui:
- Spazio cloud
- Sicurezza
- Supporto tecnico
- Funzionalità AI
- Strumenti di analisi, come Power BI
- Strumenti di comunicazione e condivisione, come Teams
Per concludere, conviene soffermarsi sulle differenze tra la versione web e quella desktop, soprattutto con l’avvento di dispositivi mobili e smart device. In particolare, la versione web, rispetto a quella desktop, presenta:
- Mancanza di macro VBA
- Limitate funzionalità
- Prestazioni inferiori con file complessi
- Aggiornamenti immediati
Versioni storiche di Excel
Pubblicità di Microsoft Excel 3.0 (1990). Immagine di Microsoft Sweden, da Wikimedia Commons, licenza CC BY 2.0.
La prima versione dei fogli di calcolo del 1985,
Excel 1.0, fu creata per il Macintosh. Solo nel 1987,
Excel 2.0 esordì su Windows con il formato
xls. Le successive versioni introdussero:
- Excel 3.0 (1990), barre degli strumenti
- Excel 4.0 (1992), riempimento automatico
- Excel 5.0 (1993), VBA, tabelle pivot, filtri, integrazione con Analisi dati
- Excel 95, più fogli di lavoro
Le versioni dal 1997 al 2003, i cui file possono essere ancora oggi aperti in modalità compatibilità, presentarono ulteriori strumenti:
- Excel 97:
- Versione a 32 bit di colore
- Formattazione condizionale
- Convalida dati
- Excel 2000:
- Integrazione con il web e formato HTML
- Connessione a database SQL
- Assistente di Office
- Excel 2003:
- Tabelle pivot più flessibili
- Grafici più facili da creare e formattare
- Supporto a dati XML, precursore dell’odierno formato xlsx
Le versioni successive continuarono a implementare nuove funzionalità:
- Excel 2007:
- Barra multifunzione
- Formato xlsx
- Analisi dati diventa nativa
- Tabelle strutturate
- Excel 2010:
- Versione a 64 bit
- Grafici sparkline
- Integrazione con PowerPivot
- Filtri dinamici (slicer)
- Office 365 (2011):
-
- Pacchetto in abbonamento che include Excel e si aggiorna continuamente
- OneDrive, si veda paragrafo più avanti
- SharePoint, si veda paragrafo più avanti
- Collaborazione e condivisione in tempo reale, sebbene limitata
- Excel 2013:
- Integrazione con Power Map (divenuto poi Mappe 3D)
- Integrazione con OneDrive
- Integrazione con SharePoint
-
- Collaborazione e condivisione in tempo reale, sebbene molto limitata
- Adattamento a dispositivi touch e mobili
- Excel 2016:
- Integrazione con Power Query e connessione a database MySQL
- PowerPivot diventa nativa
- Mappe 3D diventa nativa
- Collegamento a Power BI
- Grafici avanzati, come l’istogramma
- Scheda Disegno
Nel prossimo paragrafo sono elencate le versioni più recenti a partire dalla 2019.
Versioni moderne di Excel
Le recenti versioni di Excel, successive a quelle illustrate nel paragrafo precedente, hanno introdotto nuovi strumenti e aggiornamenti:
-
- Nuove funzioni per le condizioni multiple, come PIÙ.SE
- L’istogramma viene differenziato dal grafico a colonne
- Miglioramenti in Power BI e strumenti di analisi dati
- Microsoft 365 (2020):
- Evoluzione di Office 365, con aggiornamenti continui
- Teams (2017), piattaforma di videoconferenze
- Copilot (2023), si veda il prossimo paragrafo
- Excel integra Python (2024)
-
- Collaborazione e condivisione in tempo reale, praticamente illimitata
- Excel 2021:
- Nuove funzioni di ricerca, come CERCA.X
- Funzioni dinamiche, come UNICI
- Strumento Statistiche cartella di lavoro
- Excel 2024:
- Limitata integrazione con Copilot
-
- Collaborazione e condivisione in tempo reale, sebbene parzialmente limitata
- Migliore gestione di fogli di grandi dimensioni
Microsoft Excel 365 mantiene le funzionalità classiche del foglio di calcolo e introduce strumenti avanzati per cloud e collaborazione. Gli aggiornamenti continui aggiungono nuove funzioni, migliorano le prestazioni e gli strumenti di analisi e includono i suggerimenti forniti dall’intelligenza artificiale. Le licenze perpetue, come Excel 2021, ricevono solo aggiornamenti di sicurezza, offrendo stabilità e uso individuale senza modifiche automatiche a menu o funzioni. In sintesi, Excel 365 punta sulla collaborazione e sull’innovazione, mentre le versioni perpetue sulla stabilità.
Per concludere, volevo precisare che negli articoli utilizzo la versione 2021 Professional Plus, sia per gli screenshot sia per le descrizioni delle funzionalità. La motivazione sta nel fatto che reputo sia un’ottima versione che fa da ponte fra le versioni più datate e le più recenti. In caso di aggiornamenti importanti, gli articoli verranno aggiornati.
OneDrive, SharePoint e servizi intelligenti di Office
OneDrive e SharePoint sono i principali servizi cloud integrati in Microsoft 365 e rappresentano la base del lavoro collaborativo nelle applicazioni Office.
OneDrive è pensato per l’archiviazione personale dei file, consentendo di salvarli online, accedervi da qualsiasi dispositivo e condividerli tramite link o autorizzazioni specifiche. La sincronizzazione automatica garantisce che ogni modifica sia aggiornata su tutti i dispositivi collegati, offrendo anche una protezione dei dati in caso di problemi locali.
SharePoint, invece, si configura come una piattaforma aziendale centralizzata, simile a un sito web interno, che permette di organizzare documenti, gestire permessi, controllare le versioni e creare portali informativi. In questo modo, amplia le funzionalità di OneDrive, introducendo un livello più strutturato di gestione e collaborazione.
L’integrazione tra questi due servizi consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sugli stessi file. Si possono così visualizzare le modifiche in tempo reale e accedere alla cronologia delle versioni dei file. Su questa infrastruttura si innestano i
servizi intelligenti di Office, che sfruttano il cloud e l’intelligenza artificiale per assistere l’utente durante l’uso delle applicazioni. A tal proposito, l’immagine del paragrafo è stata generata con
Copilot, assistente AI integrato nei servizi Microsoft. Tra i numerosi strumenti rientrano suggerimenti di testo, traduzioni automatiche, correzioni grammaticali avanzate, ricerca intelligente e analisi dei dati. Queste funzionalità possono essere attivate direttamente dalle applicazioni Office da
File →
Opzioni →
Generale →
Servizi intelligenti di Office →
Attiva servizi. Una volta attivati, i servizi intelligenti elaborano operazioni online per fornire suggerimenti contestuali e automatizzare attività complesse. In sintesi, l’uso combinato di OneDrive, SharePoint e servizi intelligenti trasforma il flusso di lavoro rendendolo più collaborativo, più sicuro e dinamico.
Account Microsoft e accesso a Excel
Dal
sito Microsoft è possibile accedere al proprio account o crearne uno nuovo. Inoltre, dal sito si può scegliere la versione di Excel più appropriata per il proprio contesto operativo. Se ne può acquistare la licenza oppure si può provare gratuitamente il prodotto per un periodo limitato (generalmente 30 giorni). Dopo l’acquisto occorre accedere al portale Microsoft ed effettuare il login. Nella sezione
Servizi e abbonamenti è possibile installare le versioni desktop, scegliendo lingua e architettura (32 o 64 bit). La versione a 64 bit è consigliata per file di grandi dimensioni o per un uso intensivo di
Power Query e modelli dati. Le versioni online, invece, non richiedono installazione e si utilizzano direttamente dal browser. Una volta installata la versione desktop, dalla schermata
File →
Account (1) si possono visualizzare due tipologie di informazioni. Le
informazioni utente (2), sulla sinistra, mostrano l’account Microsoft attualmente connesso, con foto, nome ed email associata. Inoltre, sono disponibili le seguenti opzioni:
- Disconnetti, disconnette l’attuale account
- Cambia account, passa a un altro account o ne aggiunge uno nuovo
- Gestisci impostazioni, configura la privacy dell’account
- Sfondo e Tema di Office, si veda l’ultimo paragrafo
- Aggiungi servizio, collega e sincronizza servizi cloud
Sul lato destro della schermata compaiono invece le
informazioni sui prodotti (3):
- Prodotto attivato, mostra il nome della versione installata, lo stato di attivazione e le applicazioni incluse
- Cambia licenza, aggiorna la licenza, come per passare alla versione in abbonamento
- Opzioni di aggiornamento:
- Aggiorna adesso, cerca e installa aggiornamenti
- Disabilita aggiornamenti, disattiva/attiva gli aggiornamenti
- Visualizza aggiornamenti, mostra la cronologia degli aggiornamenti
- Informazioni su aggiornamenti, mostra informazioni aggiuntive
- Ottieni componenti aggiuntivi, visualizza e gestisce gli add-in attivi e quelli disponibili nello store, suddivisi in categorie
- Informazioni su Excel, schermata con dati completi del pacchetto Office
Compatibilità tra versioni di Excel
In alcuni casi è necessario lavorare con cartelle di lavoro create in versioni precedenti di Excel, soprattutto collaborando con utenti che utilizzano tali versioni. Ad esempio, aprendo un file di Excel 2003, il documento può essere aperto in
modalità compatibilità. In questa modalità, Excel mantiene il formato originale del file (.
xls). Alcune funzionalità più recenti vengono quindi limitate o disattivate perché non supportate dalle versioni precedenti. In questo modo si evita di introdurre elementi che renderebbero il file non utilizzabile. L’indicazione della modalità compatibilità appare nella
Barra del titolo (1), mentre i comandi non disponibili risultano disattivati o non selezionabili. Se invece un file viene salvato in formato .
xls da una versione di Excel a partire dalla 2013, non sempre i comandi vengono disattivati. Questo perché Excel riconosce il file come un formato meno recente, ma mantiene attive molte funzionalità compatibili.
Per accedere a tutte le funzionalità più recenti, è quindi necessario convertire il file, salvandolo in un formato corrente di Excel:
- File → Salva con nome (2) → Sfoglia, specificando posizione, nome del file e formato – per maggiori dettagli si veda Formati in Excel
- File → Esporta (3):
- Cambia tipo di file
- Salva con nome
Inoltre, in
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Compatibilità con Lotus, è possibile regolare la compatibilità con Lotus, un vecchio programma di fogli di calcolo.
Finestra Verifica compatibilità
Da
File →
Informazioni (1) →
Verifica documento →
Verifica compatibilità è possibile controllare se il file contiene elementi non supportati dalle versioni precedenti. Si apre così la finestra
Microsoft Excel – Verifica compatibilità (2), che elenca eventuali incompatibilità del file. Nella parte centrale è presente un elenco degli elementi non supportati dal formato selezionato. La finestra non è suddivisa in schede, ma presenta un’unica area di analisi con elenco scorrevole. Le informazioni sono organizzate per singolo problema, senza raggruppamenti gerarchici. Per ciascun elemento viene indicata la funzionalità coinvolta e il tipo di problema. Una breve descrizione spiega quale modifica verrà applicata in fase di salvataggio. Accanto ad alcune voci può essere presente un collegamento informativo o un suggerimento di correzione. In questi casi, Excel indica come rendere il contenuto compatibile con il formato selezionato.
Inoltre, in alto è disponibile il menu
Seleziona versioni da visualizzare (3) che consente di scegliere quali versioni di Excel includere nel controllo. Nella parte inferiore della finestra, invece, è disponibile l’opzione
Verifica la compatibilità al salvataggio della cartella di lavoro. Se attivata, il controllo viene eseguito automaticamente ogni volta che il file viene salvato in un formato meno recente. Infine, sempre in basso, è presente il pulsante
Copia in un nuovo foglio. Questo comando inserisce il report delle problematiche di compatibilità in un nuovo foglio della cartella di lavoro.
Temi e personalizzazione dell’interfaccia di Excel
In Excel è bene distinguere tre livelli di formattazione:
- Temi di Office
- Temi della cartella di lavoro
- Stili di cella
Ognuno di questi livelli agisce su elementi diversi. I
temi della cartella di lavoro agiscono sull’aspetto grafico dell’intero file, determinando colori, caratteri ed effetti grafici – per maggiori dettagli si veda
Temi di Excel. Queste impostazioni vengono applicate automaticamente a grafici, tabelle e altri oggetti, garantendo coerenza visiva nel documento. Gli
stili di cella operano invece più localmente – per maggiori dettagli si veda
Stili predefiniti delle celle. Sono combinazioni predefinite di formattazione applicate solo alle celle selezionate e consentono di uniformare l’aspetto di specifiche aree del foglio senza modificare l’intero file. Inoltre, i temi possono essere salvati e riutilizzati nella creazione di nuove cartelle di lavoro tramite modelli. Questo consente di mantenere uno standard grafico coerente tra più documenti, utile soprattutto in contesti aziendali.
Infine, i
temi di Office modificano esclusivamente l’aspetto cromatico dell’interfaccia del programma, come la Barra multifunzione e le finestre. Si impostano da
File → Opzioni → Generale → Personalizzazione della copia di Microsoft Office in uso (1)
→ Tema di Office. Dal menu corrispondente (2) si può scegliere il colore dell’interfaccia:
- Bianco
- Grigio scuro
- Nero
- Usa impostazione di sistema, segue automaticamente le impostazioni del sistema operativo
- A colori, applica il verde caratteristico di Excel
Oltre alla personalizzazione dei temi, si può anche selezionare lo
Sfondo di Office e digitare il
Nome utente. Il nome utente è il nome dell’autore del documento, indipendente dall’account Microsoft, mentre lo sfondo è un elemento decorativo dell’interfaccia oramai impercettibile e in disuso. Tema, sfondo e nome utente possono essere impostati per rimanere invariati sul dispositivo, anche cambiando account o programma della suite di Office. La selezione di temi e sfondi può essere effettuata anche da
File →
Account (3) →
Informazioni utente.
