CONTENUTI DELLE CELLE:
TRA VALORI E FORMATI
In
Celle, righe e colonne si è visto come gestire e organizzare le celle, mentre qui ci concentriamo su cosa contengono. Il
contenuto è ciò che viene inserito nella cella, digitato, copiato o importato da altre fonti, e coincide con:
- Costante, dato inserito direttamente (numero, testo, valore logico, data e ora)
- Formula, operazione preceduta dall’uguale (=) per eseguire calcoli e confrontare valori
- Altri oggetti, che possono risiedere all’interno della cella
Il contenuto appare nella
Barra della formula e non equivale necessariamente al valore. Infatti, il
valore è ciò che si visualizza nella cella – per il controllo della validità si veda
Convalida dati – e può coincidere con:
- Costante, inserita direttamente nella cella
- Risultato, derivante dall’applicazione di una formula
- Altri oggetti, visualizzati dentro la cella
Inoltre, il termine valore non va frainteso con quello di numero: infatti, in Excel il valore può anche essere testuale, logico, una data o un collegamento. Dunque, contenuto e valore coincidono se la cella contiene una costante oppure un oggetto. Tra l’altro, è possibile individuare le celle contenenti costanti tramite
Home → Gruppo
Modifica →
Trova e seleziona →
Costanti. Se invece la cella contiene una formula, il contenuto è la formula stessa, mentre il valore è il risultato calcolato.
Un’alternativa all’inserimento è l’importazione dei dati. Questi possono provenire da database, file esterni o strumenti specifici come Power Query, automatizzandone l’acquisizione e l’aggiornamento. Infine, questi argomenti sono approfonditi in
Formattazione delle celle. Utilizzare correttamente i formati permette di presentare i dati in modo ordinato e uniforme, evitando errori di interpretazione come scambiare una data con un numero.
Inserire, modificare e cancellare contenuti
Il contenuto di una cella può essere inserito o modificato tramite:
- Doppio clic
- Barra della Formula (1)
- Digitazione diretta, sostituendo eventuali contenuti precedenti
- F2
- Completamento automatico nelle celle di una colonna, a partire dai valori esistenti
L’attivazione del completamento automatico avviene tramite
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Opzioni di modifica →
Abilita completamento automatico dei valori della cella. La sottovoce
Anteprima suggerimenti automatica è invece obsoleta. Dopo l’immissione, la selezione si sposta con:
- INVIO, verso il basso – modificabile da File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Opzioni di modifica → Dopo la pressione di INVIO, sposta la selezione
- SHIFT + INVIO, verso l’alto
- TAB, verso destra
- SHIFT + TAB, verso sinistra
- CTRL + INVIO, rimane nella cella
Oltre all’inserimento manuale, Excel permette la creazione dei contenuti anche attraverso:
- Duplicazione o spostamento dei contenuti di altre celle
- Collegamenti interni ad altri fogli o file Excel
- Collegamenti a fonti esterne
Inoltre, è possibile immettere più contenuti allo stesso tempo:
- Selezionando più celle, dove il contenuto digitato nella prima viene inserito anche in tutte le altre premendo CTRL + INVIO
- Selezionando più fogli di lavoro, dove i dati immessi nel primo vengono replicati nelle stesse celle degli altri fogli
Infine, i contenuti si possono cancellare tramite:
- Sovrascrittura con un nuovo contenuto
- CANC
- BACKSPACE, il tasto “Cancella a sinistra”
- Home → [icona gomma] Cancella (3) → Cancella contenuto, che rimuove solo i contenuti, mentre Cancella tutto elimina contenuti, formattazioni, commenti e regole di validazione
Formato numero
Il formato predefinito
Generale spesso riconosce il tipo di dato inserito, ma in alcuni casi è necessario specificarlo o personalizzarlo. Il formato
Numero si applica tramite:
- Home → Gruppo Numeri → Menu di Formato numeri (1) → Numero
- CTRL + SHIFT + 1 (non dal tastierino numerico)
- Home → Gruppo Numeri → Pulsante di avvio della finestra di dialogo in basso a destra (4) → Scheda Numero dalla finestra Formato celle (7) → Numero decidendo:
- Numero di cifre decimali
- Se mettere il punto come separatore delle migliaia
- Come rappresentare i numeri negativi
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (5) → Formato celle (7)
- CTRL + 1 (non dal tastierino numerico), o CTRL + O, apre la finestra Formato celle (7)
Il separatore delle migliaia si può anche applicare da:
- Home → Gruppo Numeri → [icona 000] Stile separatore (2)
- Home → Gruppo Stili → Stili cella (8) → Formato numeri → Migliaia o Migliaia [0]
- Barra di formattazione rapida, sopra il menu contestuale di cella (6)
Anche le 2 cifre decimali predefinite si possono modificare con:
- Home → Gruppo Numeri → Aumenta decimali oppure Diminuisci decimali (3)
- Barra di formattazione rapida, sopra il menu contestuale di cella (6)
Attenzione al separatore decimale: nella versione italiana di Excel il separatore decimale è la virgola, mentre in quella inglese è il punto. Quindi, “5.83” nella versione italiana viene interpretato come testo e non come numero. Comunque, il sistema interpreta i dati in base alle impostazioni locali. Infine, da
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Opzioni di modifica è possibile selezionare o deselezionare:
- Inserisci automaticamente virgola decimale, tutti i numeri inseriti vengono divisi per 10 elevato al numero di decimali specificati
- Utilizza separatori di sistema, per specificare il Separatore decimale e il Separatore delle migliaia
Altri formati numerici
I numeri possono anche presentarsi in forme diverse. I seguenti formati sono selezionabili da
Home →
Formato numeri (1) oppure dalla finestra
Formato celle (6) – per aprirla si veda il paragrafo precedente:
- Valuta, trasforma i numeri in importi in euro (valuta predefinita, modificabile tramite Formato celle) e si può ottenere anche tramite:
- CTRL + SHIFT + 4 (corrispondente al tasto $)
- Home → Gruppo Stili → Stili cella (5) → Formato numeri → Valuta o Valuta [0]
- Contabilità, come Valuta ma allineato a destra e con segno negativo a sinistra – presente anche nella Barra di formattazione rapida sopra il menu contestuale di cella (4)
- Percentuale, dove 0.07 e 2 diventano, rispettivamente, 7% e 200% e si ottiene anche:
- CTRL + SHIFT + 5 (corrispondente al tasto %)
- Home → Gruppo Stili → Stili cella (5) → Formato numeri → Percentuale
- Barra di formattazione rapida (4)
- Frazione, visualizza un numero in parte intera e frazione dell’unità, a seconda del tipo di frazione impostato (7), ad esempio mostrando 3.478 come 3 1/2
- Scientifico, ottenibile anche da CTRL + SHIFT + ì, dove 0.0254 e 7860 diventano, rispettivamente, 2.54E-02 e 7.86E+03
In quest’ultimo formato il segno dell’esponente (E) indica se il numero è moltiplicato (+) o diviso (–) per una potenza di 10. Dunque un millesimo (\(1/1000=1/{10}^3={10}^{-3}\)) diventa 1E–03 e 5 milioni (\(5.000.000=5\cdot{10}^6\)) diventa 5E+06. Tali numeri possono anche essere inseriti indicando la potenza di 10 tramite doppio asterisco (**), ovvero digitando, rispettivamente,
1**–3 e
5**6. Inoltre, i formati
Contabilità e
Percentuale si possono ottenere anche da
Home → Gruppo
Numeri → [icona soldi]
Formato numeri contabilità (2) e [icona %]
Percentuale (3). Infine, se una valuta negativa compare in rosso, il colore può essere eliminato solamente specificandone il formato tramite
Formato celle.
Formato testo
Ancora una volta si può utilizzare
Home →
Formato numeri (1) oppure
Formato celle (2). Quest’ultima si apre tramite
Menu contestuale di cella,
Pulsante di avvio della finestra di dialogo nel Gruppo
Numeri,
CTRL +
1 (non tastierino numerico) oppure
CTRL +
O. Dopodiché si seleziona il formato
Testo. Quando una cella è impostata su questo formato, tutto ciò che viene digitato viene trattato come
stringa, cioè una sequenza di caratteri. Per mandare a capo il testo nella cella, si usa
ALT +
INVIO. Excel non esegue interpretazioni, trasformazioni né calcoli: il contenuto identico a quello inserito. Esempi tipici sono i codici alfanumerici, come i codici fiscali: se fossero numeri, Excel eliminerebbe gli zeri iniziali o li convertirebbe in notazione scientifica. Con il formato
Testo, invece, ogni carattere rimane integro. In realtà, per alcuni codici alfanumerici esiste un formato apposito: il formato
Speciale le cui voci variano in base al paese. In Italia, da
Home →
Formato numeri (1) →
Altri formati numeri →
Formato celle (2) →
Numero →
Speciale si possono selezionare:
- C.A.P
- Codice fiscale
- Numero telefonico
- Numero Previdenza Sociale
Usare il formato
Testo ha però conseguenze pratiche: un numero in questo formato non viene preso in considerazione nei calcoli. Ad esempio, digitando
=5+3 in una cella con formato
Testo il contenuto resta invariato ed Excel non esegue la somma. Anche una data scritta in formato testo non potrà essere usata nelle funzioni temporali. Per questo il formato testo è utile per dati che non devono cambiare, ma può creare problemi se applicato a valori numerici o temporali. Se un numero è stato inserito per errore come testo, oltre a correggerne il formato si può usare la funzione
VALORE per renderlo numericamente interpretabile. Infine, i testi nelle celle possono anche derivare dall’applicazione di Funzioni di testo.
Formato data e ora
Un’attenzione particolare meritano date e ore, considerate numeri a tutti gli effetti. Una data corrisponde al numero di giorni dal 1° gennaio 1900, mentre l’ora è una frazione della giornata. Di default, scrivere
7-3 e
7/3 vengono interpretati come 7 marzo. Da
Home →
Formato numeri (1) →
Data in cifre le date appaiono nel formato gg/mm/aaaa che non sempre ordina correttamente. Ad esempio, 01/09/2024 precede 28/08/2024 perché 01 è inferiore a 28. Per un ordinamento corretto, bisogna usare il formato internazionale aaaa/mm/gg, invertendo anno e giorno. Inoltre, si possono visualizzare i giorni della settimana tramite
Home →
Formato numeri (1) →
Data estesa.
L’ora ha formato predefinito hh:mm:ss, selezionabile da
Home →
Formato numeri (1) →
Ora. La conversione numero-ora si basa sulla frazione della giornata di 24 ore. Così, 0.5 equivale alle ore 12:00:00, mentre 0.11 richiede qualche passaggio matematico. Ogni decimale equivale a 2 ore e 24 minuti e ogni centesimo a 14 minuti e 24 secondi, rispettivamente 1/10 e 1/100 di 24 ore. Dunque 0.11 corrisponde alla somma dei due tempi, ovvero 02:38:24. I differenti formati di data e ora si possono selezionare dalla finestra
Formato celle (3) → Scheda
Numero →
Data oppure
Ora. La finestra si apre mediante:
- Home → Formato numeri (1) → Altri formati numeri
- Home → Gruppo Numeri → Pulsante di avvio della finestra di dialogo
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (2)
- CTRL + 1 (non dal tastierino numerico) oppure CTRL + O
Se nella tastiera sono disponibili i tasti dedicati, questi formati si ottengono anche dalle scorciatoie:
- CTRL + SHIFT + # (date)
- CTRL + SHIFT + @ (ore)
Infine, date e ore possono anche derivare dall’applicazione delle Funzioni di data e ora.
Altri formati, contenuti e valori
I formati finora visti possono essere ulteriormente personalizzati scegliendone uno, tra i numerosi proposti, dalla finestra
Formato celle (2) → Scheda
Numero →
Personalizzato. Per l’apertura della finestra
Formato celle si veda il paragrafo precedente. Inoltre, nelle celle di un foglio di lavoro si possono incontrare contenuti e valori:
- Logici, o booleani, vale a dire di tipo VERO o FALSO, generalmente risultanti dall’applicazione delle Funzioni di logica
- Grafici sparkline, grafici miniaturizzati contenuti interamente nelle celle
- Errori, derivanti dall’uso incorretto delle formule – si veda Errori
- Barre dei dati e set di icone, strumenti di formattazione condizionale che permettono di rappresentare graficamente i dati numerici dentro le celle stesse
- Immagini, inserite nelle celle come miniature tramite la funzione IMMAGINE (disponibile su Microsoft 365), che permette di caricare le immagini dal dispositivo oppure online
- Collegamenti ipertestuali, trattati nel prossimo paragrafo
- Note e commenti, sebbene non siano dei veri e propri contenuti ma appunti ad essi associati – si veda Commenti e note
Infine, è importante sottolineare che immagini e grafici sono considerati
oggetti veri e propri, vale a dire elementi di Excel che si possono selezionare e manipolare. Gli oggetti, come ad esempio forme e tabelle, appaiono nei fogli di lavoro sopra le celle e non all’interno di esse. Tuttavia, possono essere
ancorati alle celle, ovvero collegati direttamente ad esse. Cliccando con il tasto destro sull’oggetto,
Menu contestuale →
Formato oggetto →
Dimensioni e proprietà →
Proprietà, è possibile selezionare una delle opzioni relative allo spostamento e ridimensionamento.
Collegamenti in Excel
I collegamenti in Excel sono particolari contenuti che si distinguono tra:
- Collegamenti ipertestuali, consentono di aprire file, fogli o siti web
- Collegamenti tra celle, richiamano in una cella i contenuti di un’altra, come scrivendo =A1 in B3 per visualizzare in B3 il valore di A1
I collegamenti fra celle possono anche riferirsi a intervalli dinamici come scrivendo
=A1:B2 in D5. In questo modo, in tutto l’intervallo D5:E6, non solo in D5, vengono visualizzati i valori dell’intervallo di origine (1). Oltre all’inserimento diretto dell’URL di un sito, i collegamenti ipertestuali si creano anche attraverso la finestra
Inserisci collegamento ipertestuale (4) che si apre con:
- Inserisci → Collegamento (5)
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (2) → Collegamento
- ALT + CTRL + K
Nella finestra è possibile specificare:
- Testo da visualizzare, in blu e sottolineato
- Descrizione (opzionale), visibile al passaggio del cursore
- Collega a:
- File o pagina Web esistente, anche file non Excel
- Inserisci nel documento, cella, intervallo o foglio del file esistente
- Crea nuovo documento, file creato al momento del collegamento
- Indirizzo di posta elettronica, e-mail
- Cerca in, per individuare il file
- Segnalibro, crea un collegamento a una cella o intervallo già definito tramite Casella Nome
Inoltre, per modificare ed eliminare i collegamenti ipertestuali si utilizza:
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (2) → Modifica collegamento ipertestuale oppure Rimuovi collegamento ipertestuale
- Tutti i modi per cancellare l’intera cella o il suo contenuto – si veda il paragrafo iniziale
- Home → [icona gomma] Cancella (3) → Cancella collegamenti ipertestuali, elimina solo il collegamento, oppure Rimuovi collegamenti ipertestuali, elimina anche la formattazione (colore e sottolineatura)
Infine, per aprire il collegamento ipertestuale:
- Clic sulla cella contenente il collegamento
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (2) → Apri collegamento ipertestuale
