La convalida dati in Excel è uno strumento fondamentale per garantire l’accuratezza e l’affidabilità dei dati, soprattutto in fogli condivisi o gestiti da più utenti. Permette di creare regole precise per l’inserimento dati, prevenendo errori e mantenendo coerenza nelle informazioni. È possibile limitare valori numerici, definire vincoli testuali o controllare la selezione tramite elenchi predefiniti. La convalida può essere applicata prima dell’inserimento dei dati oppure su dati esistenti. Nel primo caso impedisce l’immissione di valori non validi, nel secondo individua celle che non rispettano i criteri stabiliti. A differenza della formattazione condizionale, la convalida dati controlla il valore e non l’aspetto grafico della cella. Inoltre, diversamente dalla formattazione condizionale, che consente di applicare più regole allo stesso intervallo, la convalida dati prevede un solo criterio per cella. L’inserimento di un nuovo criterio di convalida sostituisce automaticamente quello precedente. L’uso di criteri multipli richiede l’impiego di formule.
Gli strumenti principali si trovano in Dati → Gruppo Strumenti dati → Menu di Convalida dati, da cui è possibile creare regole, configurare messaggi di input e personalizzare avvisi di errore. Con questa funzione è possibile verificare che numeri, valute, testi, date, orari e valori provenienti da elenchi rispettino in modo coerente le regole stabilite. Inoltre, se un dato è obbligatorio, si può deselezionare la casella Convalida dati → Impostazioni → Ignora celle vuote (di default spuntata). In questo modo anche le celle vuote sono considerate non valide. Si ricorda che, se in una cella viene digitato uno spazio, questa non è più considerata vuota. Di conseguenza, l’eventuale controllo sulle celle vuote risulterebbe vanificato. Infine, è possibile aggiornare il criterio di convalida di un intervallo partendo da una sola cella. L’estensione avviene tramite la casella Applica le modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni, posta in basso nella finestra Convalida dati.
Per creare una regola bisogna selezionare le celle che si intende controllare e utilizzare il comando Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati. La finestra Convalida dati (2) si apre sulla scheda Impostazioni. Nei Criteri di convalida si può scegliere il tipo di controllo da applicare mediante Consenti. Per i valori numerici le opzioni sono:
Le condizioni Tra e Non compreso tra presuppongono l’indicazione di due numeri in corrispondenza del Valore minimo e Valore massimo. Gli altri operatori richiedono un solo valore coerentemente con l’opzione selezionata. Come per le regole della formattazione condizionale, i valori indicati possono essere inseriti manualmente, selezionati dal foglio oppure ottenuti tramite formule.
Ad esempio, un’agenzia immobiliare inserisce in un foglio di lavoro il numero di vani e la metratura di alcune case. La metratura deve essere compresa fra 25 m2 e 200 m2, mentre i vani non possono essere più di 8. L’agenzia applica quindi i seguenti criteri di convalida:
Numero intero compreso fra 1 e 8 per il numero di vani (3)
Per i vani non sarebbe stato corretto usare “minore o uguale a 8” perché avrebbe incluso anche valori negativi e 0. I cerchi rossi, evidenziano i dati non validi (4). Il valore 41 in A5 è valido: infatti, i valori interi sono casi particolari dei decimali. Il contrario non vale, come mostra 7.2 cerchiato in B14.
La convalida dati permette anche di impostare vincoli su date e orari, utili in caso di scadenze ed eventi registrati nel tempo. La creazione di un criterio di convalida temporale avviene tramite Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Impostazioni → Consenti → Ora (2) oppure Data (3). I criteri selezionabili in Dati coincidono con gli 8 criteri numerici visti prima. A cambiare sono solo i termini corrispondenti ai valori da inserire:
Si consideri, ad esempio, un magazzino che deve registrare l’ora di spedizione e la data di ritiro di alcune merci. L’inserimento dell’orario è vincolato all’intervallo operativo compreso tra le 08:00 e le 18:00, mentre il giorno di ritiro deve avvenire entro e non oltre il 22 dicembre. Inoltre i valori vanno inseriti obbligatoriamente per effettuare il servizio. I criteri di convalida corrispondenti sono quindi:
Data minore o uguale a 22-dic, per la data di ritiro (3)
In entrambi i casi va deselezionata la casella di controllo Ignora celle vuote, vista l’obbligatorietà del dato. I cerchi rossi evidenziano i dati non validi (4). Non sono dunque idonee la cella priva dell’ora di spedizione né quella con un orario fuori dall’intervallo stabilito. Analogamente, per la data non è valido un ritiro tardivo (cella C3), mentre è accettato quello nel giorno stesso della scadenza. Il 22 dicembre è infatti incluso nella condizione “minore o uguale”: l’importante è non andare oltre tale data.
Oltre ai criteri che riguardano i numeri e i riferimenti temporali, la convalida dati può essere applicata anche alle celle con formato testo. La creazione dei criteri di convalida testuale avviene tramite Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Impostazioni → Consenti → Lunghezza testo (2). Questi criteri sono utili quando si devono gestire codici, nomi o descrizioni. È possibile definire vincoli sulla lunghezza del testo, verificare la presenza di caratteri specifici o escludere quelli non consentiti, utilizzando formule personalizzate. Le opzioni disponibili sono le stesse 8 opzioni viste per i criteri numerici.
Si consideri, ad esempio, l’ufficio anagrafico nazionale che registra in un foglio di lavoro i CAP dei residenti e i codici degli uffici territoriali di riferimento. Per garantire che i codici postali dei comuni italiani siano correttamente formattati, questi devono essere composti da 5 cifre. Relativamente ai codici degli uffici territoriali, invece, si supponga che debbano essere esclusi quelli riservati ai servizi interni, ovvero compresi fra 5 e 7 caratteri. Le regole di convalida applicate in questo esempio sono quindi le seguenti:
Lunghezza testo non compresa fra 5 e 7, per il codice territoriale (3)
Anche in questi casi, supponendo che la cella vuota non sia ammissibile, va deselezionata la casella di controllo Ignora celle vuote. I cerchi rossi, come già illustrato nei paragrafi dedicati ai criteri numerici e temporali, evidenziano le celle non valide (4). Questi permettono di correggere il CAP a 6 cifre dell’esempio, così come i codici territoriali interni di 6 e 7 caratteri, prima dell’inserimento definitivo.
In Excel, gli elenchi a discesa limitano l’inserimento dati ai soli valori presenti in specifici elenchi, utili per scelte ripetitive come categorie predefinite. Per applicarli si utilizza Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Impostazioni → Consenti → Elenco (2). Le opzioni disponibili non sono più le 8 viste nei criteri di convalida precedenti. I valori ammissibili vanno definiti in Origine, scrivendoli separati da “;” oppure selezionandoli da un intervallo. Se l’intervallo include celle vuote, nell’elenco compare una voce vuota. Per evitarla basta spuntare Ignora celle vuote. Inoltre, è possibile visualizzare il menu a discesa nella cella selezionando la voce Elenco nella cella. L’utente può così scegliere il valore tra quelli presenti nell’elenco, oltre a digitarlo direttamente nella cella. Infine, se l’intervallo di origine venisse cancellato, oppure nascosto, il menu a tendina rimarrebbe visibile, rispettivamente, con la sola voce vuota oppure interamente.
Si consideri, ad esempio, un foglio di lavoro di una scuola contenente i progetti didattici. Gli elenchi a discesa vengono utilizzati sia per i destinatari che per lo stato del progetto. Le origini dei due elenchi sono:
Stati del progetto: “Da approvare”, “Approvato”, “In corso” e “Completato” già presenti nell’intervallo F2:F5 (3)
In entrambi gli elenchi va deselezionata Ignora celle vuote poiché destinatari e stati devono essere specificati obbligatoriamente. Selezionando Elenco nella cella, invece, si mostrano i corrispondenti menu a discesa nelle celle interessate. Inoltre, ogni modifica all’intervallo di origine, come per gli stati del progetto, si rifletterà automaticamente nel menu a discesa. Ancora una volta i cerchi rossi evidenziano i dati non validi (4):
Per creare elenchi a discesa “dinamici”, si veda l’esempio che li integra con specifiche funzioni.
Quando il criterio di convalida non risulta fra le opzioni proposte da Excel, c’è la possibilità di crearlo mediante apposite formule. Il comando si attua da Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Impostazioni → Consenti → Personalizzato (2). Come per gli elenchi a discesa le opzioni disponibili non sono le 8 viste negli altri criteri di convalida. I valori ammissibili sono quelli derivanti dalla formula inserita nel campo Formula. Come per le regole di formattazione condizionale, la personalizzazione dei criteri di convalida richiede formule il cui risultato sia logico, ovvero di tipo VERO/FALSO. VERO indica un dato valido, mentre FALSO corrisponde a un dato non ammissibile. Inoltre, l’impostazione dei criteri usando riferimenti dinamici nelle formule permette di creare regole flessibili e aggiornabili automaticamente, riducendo la necessità di modifiche manuali.
Riprendendo l’esempio in Criteri di convalida temporali, il controllo sulla data di ritiro in magazzino può richiedere funzioni Data e ora. Inizialmente, il magazzino vuole verificare che il ritiro avvenga nei soli giorni infrasettimanali, utilizzando la formula (2):
= GIORNO.SETTIMANA(A2; 2) <= 5
GIORNO.SETTIMANA numera i giorni della settimana: la condizione “minore o uguale a 5” esclude dunque i sabati e le domeniche. Successivamente si aggiunge la condizione che il giorno non sia festivo, basandosi sull’intervallo F2:F13 nominato “Festività2026” – si veda Definisci nome. La formula diventa (3):
= GIORNO.LAVORATIVO.INTL(D2−1; 1; 1; Festività2026) = D2
GIORNO.LAVORATIVO.INTL restituisce il primo giorno lavorativo successivo a una data. Applicandolo al giorno precedente (D2−1), restituisce D2 solo se quest’ultimo è un giorno lavorativo, escludendo weekend (3° argomento uguale a 1) e festività. Se il giorno risultante coincide con la data inserita (D2), allora è lavorativo, quindi infrasettimanale e non festivo. Ancora una volta i cerchi rossi – si veda il prossimo paragrafo – evidenziano le date non valide (4). Con la prima formula risulta non valido sabato 19 luglio 2026 poiché non è infrasettimanale. Con la seconda si aggiunge anche martedì 2 giugno 2026 che, sebbene infrasettimanale, è festivo.
I cerchi di convalida sono utili quando i dati sono già presenti nel foglio e si desidera verificare quali non siano validi. Nei precedenti paragrafi sono stati illustrati esempi in cui i dati erano già stati inseriti prima della creazione delle regole di convalida. Le regole possono però essere definite anche prima dell’immissione dei valori, per controllare quelli inseriti successivamente. In entrambi i casi è possibile evidenziare le celle non valide. Per farlo, si seleziona l’intervallo già compilato e si utilizza Dati → Gruppo Strumenti dati → Menu di Convalida dati (1) → Cerchia dati non validi. Perché il comando funzioni devono essere presenti sia i dati sia il criterio di convalida. Excel disegna così un cerchio rosso attorno ai valori non conformi, offrendo un’indicazione grafica utile soprattutto in fogli di grandi dimensioni o con numerosi vincoli. Per rimuovere i cerchi dalle celle contenenti dati non validi esistono differenti possibilità:
Questa funzione aiuta a individuare rapidamente anomalie e a pulire il foglio prima di procedere con altre analisi o calcoli. Bisogna comunque prestare attenzione, perché l’assenza di cerchi non garantisce automaticamente che tutti i valori siano effettivamente validi. Infatti, i cerchi potrebbero essere rimossi senza correggere i dati. Inoltre, come approfondito nel prossimo paragrafo, anche il livello di controllo impostato può influire sulla capacità di individuare valori non validi.
Oltre alla creazione dei criteri di convalida è possibile personalizzare messaggi di input e di errore ad essi associati. I messaggi di input guidano l’utente indicando quali contenuti poter inserire, mentre quelli di errore avvertono se i requisiti non sono rispettati. È buona prassi scrivere i messaggi insieme ai criteri di convalida, prima dell’inserimento dei dati. È comunque consigliato non sovraccaricare il foglio di messaggi per non appesantire il lavoro. Per inserire i messaggi di input si utilizza Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Messaggio di input (2):
Per i messaggi di errore si ricorre a Dati → Gruppo Strumenti dati (1) → Convalida dati → Messaggio di errore (3). I campi sono simili a quelli del messaggio di input:
Messaggio di errore
Inoltre, si può scegliere il livello di controllo che si intende applicare tramite il campo Stile:
Informazione (icona tondo blu), informa dell’errore senza bloccare l’inserimento (6)
Per individuare tutte le celle a cui è stato applicato un criterio di convalida, si utilizza:
Si spunta Solo le celle con regole identiche se invece l’obiettivo è selezionare tutte le celle con lo stesso criterio di convalida
Se la selezione contiene più criteri di convalida e celle prive di essi, Excel apre una finestra per confermare di:
Estendere il criterio alle celle sprovviste di convalida, se nella selezione c’è un solo criterio
I criteri di convalida si possono copiare tramite una delle seguenti operazioni:
F4, replicando più volte l’ultimo criterio di convalida creato
Infine, i criteri di convalida si possono cancellare sovrascrivendo le celle con altre prive di regole che rimuovono quelle esistenti. In modo specifico, i comandi per eliminare i criteri di convalida sono:
Dati → Gruppo Strumenti dati → Convalida dati (5) → Impostazioni → Cancella tutto, casella di controllo posta in fondo
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