TAGLIA, COPIA, INCOLLA: SPOSTARE E
DUPLICARE CONTENUTI E FORMATTAZIONI
Taglia e copia
I comandi di Taglia, Copia, e Incolla in Excel sono strumenti essenziali per gestire dati, formule, formati e formattazioni in modo rapido e preciso. In realtà, tali funzionalità sono presenti in tutti i software, comprese le principali app per smartphone. Queste operazioni consentono di duplicare o spostare dati e formule senza doverli riscrivere, mantenendo coerenza tra celle, tabelle e grafici. Anche immagini, forme e altri oggetti possono essere copiati o spostati. Poiché sono ancorati alle celle del foglio, seguono automaticamente gli spostamenti delle celle a cui sono associati. Anche tabelle e grafici mantengono i collegamenti ai dati, aggiornando automaticamente i riferimenti quando le celle vengono spostate.
Inoltre, è possibile inserire o copiare contemporaneamente più dati. Se si selezionano più celle, il contenuto digitato nella prima viene replicato in tutte le altre con CTRL + INVIO. Se invece si selezionano contemporaneamente più fogli, i dati immessi nelle celle del foglio attivo vengono riportati automaticamente nelle celle corrispondenti degli altri fogli selezionati. In sintesi, i comandi di taglia, copia e incolla risultano fondamentali non solo nelle cartelle di lavoro complesse, ma anche nei fogli di dimensioni più ridotte. Infine, per approfondire il comportamento delle formule durante lo spostamento e la duplicazione, si veda Aggiornamento dei riferimenti.
Prima di incollare qualunque elemento, questo deve essere stato copiato o tagliato.
Tagliare significa rimuovere un elemento dalla posizione originale per spostarlo altrove, mentre
copiare equivale a duplicarlo senza cancellare l’originale. Per tagliare o copiare si ricorre a:
- Home → Gruppo Appunti (1) → [icona forbici] Taglia oppure [icona documenti] Copia
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (4) → Taglia oppure Copia
- CTRL + X, per tagliare
- CTRL + C, per copiare
Entrambi i comandi funzionano anche su righe, colonne, intervalli e selezioni multiple, ma bisogna fare attenzione a come cambiano i riferimenti delle celle. Nel taglio, i riferimenti alle celle originali rimangono immutati senza compromettere formule, tabelle o grafici da esse derivati. Invece, con la copia, i riferimenti si aggiornano automaticamente e questo potrebbe causare modifiche non intenzionali e non richieste. Per comprendere appieno se e come i riferimenti cambiano, si veda Aggiornamento dei riferimenti.
Inoltre, tutti gli elementi tagliati o copiati si ritrovano elencati all’interno della finestra
Appunti (3) che può anche essere spostata o ridimensionata. La finestra si apre direttamente da
Home → Gruppo
Appunti →
Pulsante di avvio della finestra di dialogo in basso a destra (2). In essa non compaiono solo gli elementi dei fogli di Excel, ma anche testi e immagini tagliati o copiati da altri programmi oppure dal web. Infine, una copia speciale si ottiene con
Home → Scheda
Appunti →
Menu di Copia →
Copia come immagine (5). L’immagine può essere duplicata come appare sullo schermo oppure in fase di stampa, specificandone il formato. Questa funzione equivale a uno
snapshot statico, ovvero un’immagine istantanea dell’intervallo selezionato. Lo snapshot statico si differenzia dallo
snapshot dinamico, che si collega “in tempo reale” all’intervallo: l’immagine si aggiorna automaticamente se il contenuto dell’intervallo cambia.
Incolla
Una volta che un elemento è stato tagliato o copiato, lo si può
incollare, ovvero inserire nell’area di destinazione. Il comando incolla avviene tramite:
- Home → Gruppo Appunti (1) → [icona cartellina] Incolla
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale (4) → Opzioni Incolla selezionando:
- Incolla, tutto (contenuti, formati, formattazione, commenti e criteri di convalida)
- Valori, valori senza formati, formattazione, né eventuali formule che li hanno generati
- Formule, formule senza formattazione
- Trasponi, per incollare in riga i dati di una colonna e viceversa
- Formattazione, formattazione ma senza valori
- Collegamenti, collegamenti alle celle del tipo =\$A\$2, dove il simbolo “$” consente di mantenere i riferimenti originali – si veda Bloccare le celle
- CTRL + V
Se le celle di destinazione non sono vuote, incollare significa sovrascriverne i contenuti con quelli nuovi. In realtà, nel
Menu contestuale di cella (4) si aggiunge il comando
Inserisci celle tagliate o
copiate, a seconda dell’azione eseguita. Questa operazione consente di incollare le celle senza cancellare quelle esistenti, ma spostandole verso il basso o a destra. Se si incollano intere righe e colonne, queste verranno inserite, rispettivamente, in alto e a sinistra. Inoltre, Excel consente di incollare non solo gli elementi appena tagliati o copiati ma anche quelli precedenti. Questi elementi, insieme a quelli tagliati e copiati da altri programmi o dal web, compaiono nella finestra
Appunti (3). La finestra si apre da
Home → Gruppo
Appunti →
Pulsante di avvio della finestra di dialogo in basso a destra (2). Infine, per velocizzare alcune operazioni, sono disponibili le seguenti scorciatoie:
- CTRL + SHIFT + :, incolla direttamente i contenuti delle celle a sinistra, comprese formule e Grafici sparkline
- F4, replica una sola volta l’ultima operazione di incolla, mentre ripete più volte l’ultima azione eseguita tramite trascinamento
Incolla speciale
Gli elementi si possono incollare anche tramite modalità avanzate. Il
Menu a discesa di
Home → Gruppo
Appunti →
Incolla (1) coincide con quello di
Menu contestuale di cella (2) →
Incolla speciale. Questo elenco, oltre alle principali opzioni viste nel paragrafo precedente, consente di incollare:
- Formattazione formule e numeri, formule e tutti i formati come anche date e testi
- Mantieni formattazione originale, dal 2016 identico a Incolla
- Nessun bordo, come Incolla ma senza bordi
- Mantieni larghezza colonna origine, come Incolla ma con la larghezza della cella originale
- Unisci formattazione condizionale, come Incolla ma aggiunge le regole condizionali alle celle di destinazione – in caso di conflitto prevale quella copiata
- Formattazione valori e numeri, come Valori con l’aggiunta dei formati
- Formattazione valori e origine, come Valori ma con formati e formattazione
- Immagine, snapshot statico
- Immagine collegata, snapshot dinamico
La finestra
Incolla speciale (3), che propone ulteriori opzioni, si apre da:
- Home → Gruppo Appunti → Menu di Incolla (1) → Incolla speciale
- Clic con il tasto destro sulla cella, Menu contestuale → Incolla speciale → Incolla speciale
- ALT + CTRL + V
Le sue opzioni principali coincidono con quelle viste nel menu a discesa, ma consente anche di incollare:
- Formati, formati e formattazione ma non i valori
- Commenti, note e commenti
- Convalida, criteri di convalida
- Operazione, applica un’operazione matematica tra i dati copiati e di destinazione
- Saltare celle vuote, incolla dati in modo continuo
Se invece è stato tagliato o copiato un elemento fuori da Excel, si apre la finestra
Incolla speciale (4), che permette di incollarlo come:
- Oggetto del programma di origine, con l’opzione Visualizza come icona
- Immagine
- HTML, dove capoversi, elenchi, immagini e tabelle vengono incollati in celle separate con la formattazione originale
- Testo Unicode, con simboli speciali ma senza formattazione
- Testo, senza caratteri speciali né formattazione
- Collegamento ipertestuale
Riempimento e trascinamento
In alternativa, è possibile spostare o duplicare celle senza tagliarle né copiarle. Il
riempimento copia il contenuto nelle celle adiacenti, verso il basso o a destra, tramite il
quadratino di riempimento nell’angolo inferiore destro (1). Passandoci sopra appare il cursore 3 dei
Cursori nei fogli di lavoro:
- Doppio clic, riempie automaticamente le celle sottostanti in caso di formule e serie
- Clic + trascinamento, riempie manualmente le celle sottostanti o a destra
Al termine dell’operazione compare il pulsante
Opzioni riempimento automatico (2), dove specificare uno dei seguenti tipi di riempimento – per le date si veda
Serie temporali:
- Copia celle, sia contenuto che formattazione
- Ricopia serie
- Ricopia solo formattazione, senza contenuto – si veda il prossimo paragrafo
- Ricopia senza formattazione, solo il contenuto
- Anteprima suggerimenti, obsoleta
Il riempimento può anche avvenire selezionando la cella d’origine assieme all’intervallo di destinazione, non necessariamente adiacente. Da
Home → Gruppo
Modifica →
Riempimento (3) si può selezionare come copiare il contenuto della cella d’origine – per le formule si veda Aggiornamento e blocco dei riferimenti di cella:
- In basso, copia nelle celle sottostanti – se la selezione è in riga, copia nelle celle a destra
- A destra, copia nelle celle a destra – se la selezione è in colonna, copia nelle celle sottostanti
- In alto, copia nelle celle superiori – se la selezione è in riga, copia nelle celle a sinistra
- A sinistra, copia nelle celle a sinistra – se la selezione è in colonna, copia nelle celle superiori
- Tra fogli di lavoro, obsoleto
- Serie
- Giustifica, obsoleto
- Anteprima suggerimenti (CTRL + E), completa automaticamente la colonna riconoscendo lo schema/logica dalla cella d’origine
Il
trascinamento (
drag and drop) serve invece per spostare i contenuti. Si porta il puntatore sul bordo della selezione: quando appare il cursore 4 si effettua il trascinamento. Se si preme
CTRL durante il rilascio (cursore 5), le celle vengono copiate anziché spostate.
Copiare e incollare formattazioni
Copiare la formattazione, così come i formati, uniforma l’aspetto dei dati e migliora la leggibilità dei fogli di lavoro, evitando interventi manuali ripetuti. Tutti i precedenti comandi che tagliano o copiano e poi incollano, consentono anche di riprodurre la formattazione, inclusi il riempimento e il trascinamento. Ma esistono comandi specifici in cui viene copiata e incollata la solo formattazione: primo fra tutti il cosiddetto pennello. Tale strumento si attiva da:
- Home → Gruppo Appunti → [icona pennello] Copia formato (1)
- Barra di formattazione rapida, sopra il menu contestuale di cella (2)
Dopo aver selezionato la cella d’origine, si fa clic sul pennello e poi sulla cella o sull’intervallo di destinazione. In questo modo verranno copiati una sola volta colori, bordi, caratteri e stili numerici, ma non i contenuti. Facendo invece doppio clic sull’icona pennello, lo strumento rimane attivo per più applicazioni consecutive senza che si disattivi. La disattivazione avviene mediante il tasto
ESC. In alternativa, è possibile incollare l’intera formattazione oppure singoli aspetti, utilizzando i comandi già menzionati in
Incolla speciale. Si ricorda che questi comandi si trovano all’interno di:
- Home → Gruppo Appunti → Menu di Incolla identico al Menu contestuale di cella → Menu di Incolla speciale (3)
- Finestra Incolla speciale (4), che si apre anche mediante scorciatoia ALT + CTRL + V
Inoltre, il tasto
F4 consente di ripetere più volte l’ultima formattazione applicata, tranne quella condizionale. Infine, è possibile rimuovere la formattazione:
- Parzialmente, deselezionando le specifiche formattazioni che si intendono eliminare
- Totalmente, da Home → Gruppo Cancella → [icona gomma] Cancella formati:
- Cancella formati
- Cancella tutto, inclusa la cancellazione del contenuto
Pulsanti e impostazioni avanzate
La duplicazione della formattazione delle celle produce due pulsanti rapidi contestuali:
- Opzioni incolla (1), appare quando vengono incollate celle o intervalli copiati, ma non tagliati, e presenta un menu a discesa coincidente con quello di Incolla speciale
- Opzioni inserisci (2), appare se si creano nuove righe o colonne, e permette di selezionare:
- Formatta come in alto o in basso, per le nuove righe
- Formatta a destra o a sinistra, per le nuove colonne
- Cancella formattazione, non riproduce alcuna formattazione
Quando si seleziona una o più righe oppure una o più colonne per inserirne di nuove, viene copiata anche la formattazione. Si aggiungono così altrettante righe o colonne vuote ma con la formattazione, rispettivamente, della riga sopra o della colonna a sinistra rispetto alla selezione. Tale comportamento predefinito può essere modificato tramite il pulsante
Opzioni inserisci. Inoltre, alcune opzioni relative alle funzioni di taglia, copia e incolla possono essere impostate da
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate (3):
- Opzioni di modifica → Attiva quadratino di riempimento e trascinamento celle, consente il riempimento – il trascinamento si può effettuare indipendentemente dal quadratino
- Taglio, copia e incollamento:
- Mostra pulsante per la funzione Incolla quando viene incollato contenuto, mostra il pulsante Opzioni incolla accanto alle celle incollate per sceglierne la tipologia
- Mostra pulsanti per la funzione Inserisci, dopo aver inserito nuove righe o colonne, mostra il pulsante Opzioni inserisci per scegliere come applicare la formattazione
- Taglia, copia e ordina gli oggetti inseriti con le relative celle padre, mantiene ancorati gli oggetti alle celle nelle suddette operazioni, incluso il filtraggio
- Avvisa se l’operazione esterna degli appunti ha esito negativo, avverte quando l’operazione di incolla da o verso un’altra applicazione non va a buon fine
