CELLE, RIGHE E COLONNE:
DOVE I RIFERIMENTI PRENDONO FORMA
I
fogli di lavoro sono l’anima delle cartelle di lavoro di Excel. Ciascun foglio è composto da una griglia di
celle, che costituiscono l’unità elementare. Le celle, inizialmente vuote, possono contenere dati, formule, collegamenti, immagini e grafici – per le differenti tipologie di contenuti si veda
Contenuti delle celle. Ogni cella nasce dall’incrocio di una
riga e di una
colonna, le quali corrispondono, rispettivamente, a un insieme orizzontale e verticale di celle. Gli argomenti relativi alla selezione e alla navigazione fra celle, righe, colonne e tabelle sono stati ampiamente trattati nei seguenti paragrafi a cui si rimanda la lettura:
Comprendere come sono organizzate le celle all’interno di righe e colonne è essenziale per lavorare in modo ordinato e veloce. La maggior parte delle operazioni, come la selezione, l’inserimento, il raggruppamento, l’eliminazione e il ridimensionamento, coinvolgono infatti questi tre elementi.
Infine, nei percorsi per individuare le funzionalità viene generalmente indicata la sequenza
Scheda →
Gruppo →
Comando. In questo articolo, invece, si omette il gruppo per rendere più immediata l’individuazione dei comandi all’interno della scheda. Le immagini all’inizio dei paragrafi consentono comunque di identificare con chiarezza la posizione dei comandi nelle rispettive schede.
Righe, colonne, intestazioni e griglia
Un foglio di lavoro di Excel è organizzato in righe e colonne. Ciascuna di esse è identificata dalle
intestazioni: un numero per le righe e una combinazione di lettere per le colonne. Per quanto sia idea comune che le celle di un foglio di Excel siano infinite, in realtà sono limitate. Infatti, il numero delle righe supera lil milione (esattamente \({2}^{20}=1.048.576\)) mentre le colonne sono \({2}^{14}=16.384\). Pertanto, il totale delle celle di un foglio raggiunge quota 17 miliardi (\({2}^{20}\cdot{2}^{14}={2}^{34}\)), comprendendo l’intervallo dalla cella A1 fino alla XFD1048576. Un numero così elevato fa sembrare i fogli di Excel praticamente infiniti. Oltre alle intestazioni, anche la
griglia – le linee che delimitano le celle – facilita la lettura e la gestione dei dati. Infatti, rende immediatamente chiaro dove inizia e finisce ogni cella, intervallo o tabella.
In realtà le intestazioni e la griglia possono anche essere eliminate, dando al foglio più chiarezza e professionalità. Le intestazioni si eliminano quando non serve evidenziare la posizione delle celle o non si vuole distogliere l’attenzione dell’utente dai contenuti delle celle. Mentre la griglia si nasconde per mettere in risalto tabelle, grafici o bordi personalizzati, rendendo il foglio più chiaro per dati e report ordinati. I principali comandi per mostrare o nascondere le intestazioni e la griglia sono:
- Visualizza → selezionare/deselezionare Intestazioni oppure Griglia (1)
- Layout di pagina → Intestazioni o Griglia → selezionare/deselezionare Visualizza (2)
- File → Opzioni (3) → Impostazioni avanzate → Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro → Mostra intestazioni di righe e colonne oppure Mostra griglia, che può anche essere colorata con Colore griglia
- CTRL + A → Home → [icona-secchiello] Colore riempimento → Bianco come lo sfondo, per nascondere la griglia manualmente
Creare, ridimensionare ed eliminare righe e colonne
Excel consente di inserire righe e colonne, rispettivamente sopra o a destra di quelle selezionate, ereditandone il formato. Selezionandone più di una, ne inserisce altrettante. I comandi per l’inserimento e la cancellazione sono:
- Home → Inserisci, forma breve (1)
- Home → Inserisci → Inserisci righe foglio oppure Inserisci colonne foglio
- Clic con il tasto destro sull’intestazione, Menu contestuale (4) → Inserisci
- CTRL + +, aggiunge righe e colonne
- Home → Elimina, forma breve (2)
- Home → Elimina → Elimina righe foglio oppure Elimina colonne foglio
- Clic con il tasto destro sull’intestazione, Menu contestuale (4) → Elimina
- CTRL + –, elimina righe e colonne
Il tasto
F4 consente di replicare più volte l’ultimo inserimento o cancellazione di righe o colonne. Un’altra operazione frequente è il ridimensionamento di righe e colonne, le cui dimensioni predefinite dipendono dalla versione di Excel e dal tipo di carattere (
font). Attenzione alle diverse unità di misura. La larghezza di una colonna è espressa nel numero di caratteri visualizzabili in una cella di larghezza predefinita. L’altezza di una riga, invece, è misurata in punti tipografici, legati alla dimensione del font e ai margini interni. Con il font predefinito Calibri 11, la larghezza di una colonna è 8.1, mentre l’altezza della riga corrisponde a 14.4 punti. Le dimensioni possono essere modificate mediante:
- Trascinamento dei bordi delle intestazioni
- Doppio clic su uno dei bordi dell’intestazione, per adattare la dimensione ai contenuti
- Home → Formato (3) → Altezza righe oppure Larghezza colonne, specificandone la dimensione
- Home → Formato (3) → Adatta altezza righe oppure Adatta larghezza colonne, per l’adattamento automatico
- Home → Formato (3) → Altezza predefinita oppure Larghezza predefinita, per cambiare la dimensione di tutte le righe o colonne del foglio
- Clic con il tasto destro sull’intestazione, Menu contestuale (4) → Altezza righe oppure Larghezza colonne, specificandone la dimensione
Nascondere, scoprire, raggruppare e separare righe e colonne
Excel permette di nascondere le righe e le colonne dei fogli di lavoro, facilitando la lettura dei dati senza che questi vengano cancellati. A differenza dei
fogli nascosti, nascondere le righe e le colonne lascia delle tracce. In primis, mancano alcune intestazioni, come passando dalla riga 1 alla 4 (5) o dalla colonna C alla F. In secondo luogo, quel “salto” è indicato da una riga o colonna di dimensioni minime ma ancora visibili. Tali azioni si effettuano mediante:
- Home → Formato (1) → Nascondi e scopri → Nascondi righe e Scopri righe oppure Nascondi colonne e Scopri colonne
- Clic con il tasto destro sull’intestazione, Menu contestuale (2) → Nascondi oppure Scopri
- CTRL + 9 (non dal tastierino numerico), per nascondere le righe selezionate
- CTRL + W, per nascondere le colonne selezionate
Una pratica alternativa per gestire la visibilità di righe e colonne è il raggruppamento in strutture. Una
struttura è un’architettura gerarchica che consente di organizzare i dati in livelli di dettaglio, migliorando la leggibilità delle tabelle. I gruppi possono essere espansi e compressi tramite i livelli numerati (3) oppure mediante i pulsanti [+] e [−]. Quest’ultimi possono essere nascosti con la corrispondente voce in
File →
Opzioni →
Impostazioni avanzate →
Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro. L’alternativa per nascondere/mostrare i pulsanti di espansione e riduzione è
CTRL +
8 (non del tastierino numerico). La struttura consente di
nidificare, ovvero creare raggruppamenti su più livelli. Per mostrare o nascondere i raggruppamenti si clicca su [+], o sui livelli interni (numeri superiori), oppure su [−], o sui livelli esterni (numeri inferiori). I raggruppamenti si “sciolgono” separandone gli elementi. I comandi di raggruppamento e separazione sono:
- Dati → Raggruppa (4)
- Dati → Separa (4)
- ALT + SHIFT + →, per raggruppare
- ALT + SHIFT + ←, per separare
Gestire e organizzare celle, intervalli e tabelle
L’intersezione tra una riga e una colonna definisce una cella, mentre fra più righe e colonne contigue definisce un intervallo (1). Questi blocchi di celle sono identificati con la seguente notazione: cella in alto a sinistra, due punti e cella in basso a destra. Ad esempio, l’intervallo A1:D8 corrisponde alle celle da A1 fino a D8. Per quanto gli intervalli abbiano forma rettangolare non vanno confusi con le tabelle. Infatti, un intervallo può contenere dati di natura diversa mentre la tabella presenta delle intestazioni e dati coerenti (2, 3 e 4). I comandi per la gestione di celle, intervalli o tabelle seguono le stesse procedure illustrate nei due paragrafi precedenti per righe e colonne:
- Home → Inserisci oppure Elimina oppure Formato
- Dati → Raggruppa oppure Separa → Righe oppure Colonne
- Clic con il tasto destro sulla cella, intervallo o tabella, Menu contestuale corrispondente
- CTRL + + oppure –, per aggiungere o cancellare
- ALT + SHIFT + → oppure ←, per raggruppare o separare
Ai comandi inserisci ed elimina seguirà una finestra per indicare se, rispettivamente, spostare o eliminare le celle a sinistra oppure in alto, la riga intera oppure la colonna intera. Infine, per quanto riguarda lo spostamento e la duplicazione di righe, colonne, singole celle, intervalli e tabelle si rimanda all’articolo Taglia, copia, incolla.
Riferimenti di cella
Ciascuna cella occupa una posizione specifica nel foglio di lavoro, identificata dal
riferimento, una combinazione delle intestazioni di colonna e di riga. Ad esempio, la cella d’angolo in alto a sinistra è indicata con A1, dove A indica la colonna e 1 la riga. In realtà, il riferimento può essere impostato diversamente da
File →
Opzioni →
Formule →
Utilizzo delle formule →
Stile di riferimento R1C1 (1). In questo modo anche le colonne diventano numeriche e le celle sono identificate da R (riga) e C (colonna): B3 diventa quindi R3C2. Oltre alle singole celle, i riferimenti riguardano anche intervalli, righe e colonne. Ad esempio, come si può meglio apprezzare dall’immagine, B2:D7 rappresenta l’intervallo da B2 a D7, G:G l’intera colonna A, mentre 12:12 l’intera riga 12.
I riferimenti sono necessari per formule e grafici, perché si aggiornano automaticamente quando cambia la struttura del foglio. La padronanza delle diverse tipologie di riferimenti è uno dei pilastri fondamentali della conoscenza di Excel. Il loro corretto utilizzo permette di comprendere come cambiano i risultati delle formule quando vengono duplicate o spostate. Per maggiori dettagli si veda Aggiornamento dei riferimenti nelle formule, dove viene spiegato anche l’uso del carattere “$” per bloccare una cella. I riferimenti si distinguono dunque in:
- Relativi, senza blocchi, come N3
- Assoluti, blocco totale, sia di riga che di colonna, come $N$3
- Misti, blocco parziale di riga, come N$3, o di colonna, come $N3
Infine, oltre al foglio corrente, i riferimenti possono riguardare altre aree di lavoro. Se fanno riferimento a celle di un altro foglio, compare il carattere “!”. Ad esempio, “Dati!C3” indica la cella C3 del foglio “Dati”. Se invece provengono da un’altra cartella, occorre indicarne il nome tra parentesi quadre. In questo caso, il riferimento “[Analisi_giugno]Dati!C3” corrisponde alla cella C3 del foglio “Dati” del file “Analisi_giugno”.
