FOGLI DI LAVORO:
ORGANIZZARSI
PER ACCOGLIERE I DATI
Le cartelle di lavoro, ovvero i file di Excel, sono come dei raccoglitori ad anelli contenenti numerosi fogli. I fogli di Excel corrispondono a delle pagine, nelle quali si possono scrivere testi, numeri e formule ma anche disegnare tabelle e grafici. Non sono solo contenitori di dati, ma veri e propri strumenti di organizzazione. Infatti, come nei quaderni ad anelli, le pagine si possono aggiungere, togliere, spostare, e segnare con delle etichette affinché il quaderno sia chiaro e ordinato. Il numero dei fogli di una cartella di lavoro è teoricamente illimitato, sebbene vincolato dalla memoria del dispositivo su cui si sta utilizzando Excel. Spesso un unico foglio non basta: può essere utile suddividere i dati per anno, categoria o tipologia di calcolo. Nella pratica, si potrebbero utilizzare anche 200 fogli senza che un PC moderno subisca grossi rallentamenti.
In definitiva, un file Excel ben strutturato parte sempre da un’efficace gestione e organizzazione dei suoi fogli di lavoro. La conoscenza di questi strumenti è essenziale per mantenere ordine, chiarezza ed efficienza, facilitare la navigazione nella cartella e ridurre il rischio di errori o modifiche indesiderate. Inoltre, una cartella di lavoro ben strutturata contribuisce a rendere più affidabili le analisi dei dati.
Creare, copiare ed eliminare fogli di lavoro
All’apertura di un file Excel appare un solo foglio – il numero è modificabile da File → Opzioni → Generale → Alla creazione di nuove cartelle di lavoro → Numero di fogli da includere. Il nome “Foglio1” è indicato nella linguetta in basso che funge da segnalibro. La creazione di un foglio avviene tramite:
- Home → Gruppo Celle → Inserisci (1) → Inserisci foglio
- [Icona +] Nuovo foglio, in basso a destra delle linguette (5)
- Clic con il tasto destro su una linguetta, Menu contestuale (4) → Inserisci → Foglio di lavoro
- SHIFT + F11
Il nuovo foglio apparirà alla sinistra di quello selezionato – a destra cliccando su [icona +] Nuovo foglio. Una possibile alternativa è duplicare un foglio già esistente e successivamente modificarlo. Questa funzione è molto utile quando si gestiscono modelli ripetuti, come report periodici. Oltre alla possibilità di copiare i dati in un nuovo foglio di lavoro, la copia del foglio selezionato avviene nei seguenti modi:
- Home → Gruppo Celle → Formato (3) → Sposta o copia foglio → Crea una copia
- Clic con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (4) → Sposta o copia → Crea una copia
- Trascinamento della linguetta e dopo premere CTRL
Una gestione ordinata delle cartelle di lavoro consiste nel mantenere solo i fogli realmente necessari, evitando inutili duplicazioni. Per cancellare un foglio ci sono due opzioni:
- Clic con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (4) → Elimina
- Home → Gruppo Celle → Elimina (2) → Elimina foglio
Attenzione: una volta eliminato, il foglio non è più recuperabile nemmeno con il comando Annulla. Infine, si possono nascondere le linguette da File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Opzioni di visualizzazione per la cartella di lavoro deselezionando:
- Mostra schede dei fogli
- Mostra barre di scorrimento orizzontale
Selezionare, raggruppare e separare fogli di lavoro
Ogni singolo foglio di Excel si seleziona cliccando sulla corrispondente linguetta. L’etichetta risulterà evidenziata ed il nome sottolineato. Se la cartella di lavoro contiene più fogli, potrebbe esserci l’esigenza di selezionarne più di uno per applicare la stessa azione o comando ripetutamente. La selezione multipla dei fogli avviene mediante:
- CTRL + clic, per selezionare ripetutamente fogli non contigui
- SHIFT + clic, per selezionare un intervallo di fogli contigui
- Cliccando con il tasto destro su una linguetta qualunque, Menu contestuale (1) → Seleziona tutti i fogli, per selezionarli tutti insieme
Una volta effettuata la selezione multipla, i fogli formano un gruppo. Finché il gruppo è attivo, ci si può spostare da un foglio all’altro cliccando sulla rispettiva linguetta. Ogni azione eseguita su un foglio del gruppo si ripercuote su tutti gli altri. È il caso, ad esempio, dell’inserimento di dati o formule, della formattazione o delle modifiche alla struttura dei fogli. Non rientra invece in questa logica la creazione di oggetti. I fogli possono essere separati tramite:
- CTRL + clic sul foglio che si vuole separare dal gruppo, eccetto quello attivo (sottolineato)
- Clic su un foglio qualsiasi eccetto quello attivo, per separare tutti i fogli
- Cliccando con il tasto destro su un foglio qualsiasi del gruppo, Menu contestuale (1) → Separa fogli, per separare tutti i fogli
Nascondere e scoprire fogli di lavoro
Un’altra azione per snellire la cartella di lavoro è nascondere i fogli. Questo non li elimina, ma li rende invisibili nella barra delle linguette. È importante ricordare che nascondere non equivale a proteggere: i dati restano accessibili e non protetti da modifiche. Se serve maggiore sicurezza, occorre ricorrere alle funzioni di protezione del foglio o della cartella. Nascondere i fogli è utile quando non devono essere modificati, oppure quando contengono calcoli di supporto che, sebbene non interessino all’utente finale, non vanno eliminati. Un foglio si può nascondere tramite:
- Home → Gruppo Celle → Formato (1) → Nascondi e scopri → Nascondi foglio
- Cliccando con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (2) → Nascondi
Per scoprire un foglio di lavoro, ovvero mostrarlo nuovamente, si possono effettuare le corrispondenti azioni inverse:
- Home → Gruppo Celle → Formato (1) → Nascondi e scopri → Scopri foglio → selezionarlo dall’elenco
- Cliccando con il tasto destro su una linguetta qualsiasi, Menu contestuale (2) → Scopri → selezionarlo dall’elenco
Rinominare, colorare e spostare fogli di lavoro
Dopo la creazione e la gestione dei fogli è importante saperli organizzare. I nuovi fogli hanno di default nomi sequenziali del tipo “Foglio2”, “Foglio3” e così via, poiché “Foglio1” è già presente all’apertura della cartella di lavoro. Poiché i nomi predefiniti sono troppo generici e non facilitano l’organizzazione delle cartelle di lavoro, è meglio assegnare dei nuovi nomi. Rinominare i fogli è quindi un’operazione essenziale e si può effettuare mediante una delle seguenti azioni:
- Doppio clic sulla linguetta
- Home → Gruppo Celle → Formato (1) → Rinomina foglio
- Clic con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (2) → Rinomina
Un altro strumento utile per l’organizzazione è l’assegnazione di un colore alle linguette, suddivise per categorie o sezioni, come fossero Post-it colorati. Non cambia il contenuto, ma migliora la leggibilità in presenza di numerosi fogli. I colori sono un supporto visivo che velocizza la ricerca e riduce il rischio di errori. Anche se semplice, questa funzione è spesso trascurata, mentre può fare una grande differenza nella gestione di cartelle complesse. È possibile colorare una linguetta nei seguenti modi:
- Home → Gruppo Celle → Formato (1) → Colore linguetta scheda
- Clic con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (2) → Colore linguetta scheda
Infine, un’altra azione efficace ai fini organizzativi di una cartella di lavoro è lo spostamento dei fogli. In questo modo è possibile ordinarli e raggrupparli facilitandone la ricerca all’interno della cartella stessa. Le modalità per spostare un foglio di lavoro sono:
- Home → Gruppo Celle → Formato (1) → Sposta o copia foglio → Prima del foglio
- Clic con il tasto destro sulla linguetta, Menu contestuale (2) → Sposta o copia → Prima del foglio
- Trascinamento della linguetta nella posizione desiderata: durante il movimento compare una piccola [icona-documento] che indica dove il foglio verrà spostato
Navigare e spostarsi tra fogli di lavoro
Per completare l’articolo sui fogli di lavoro, è utile affrontare il tema della ricerca di un foglio all’interno di una cartella di lavoro capiente. Quando la cartella contiene più fogli, è importante sapersi muovere rapidamente tra di essi e saperli ricercare. Di seguito i principali modi per navigare e muoversi fra i fogli di lavoro:
- Clic sulla linguetta di interesse, solo se visibile
- Due frecce (1), per scorrere l’elenco delle linguette verso destra o sinistra, senza selezionarle
- CTRL + due frecce (1), per visualizzare le prime linguette nell’elenco (freccia sinistra) o le ultime (freccia destra), senza selezionarle
- Tre puntini (2), funzionano come le due frecce per lo scorrimento dell’elenco, ma in questo caso la linguetta viene anche selezionata
- CTRL + SHIFT + PAG GIÙ/PAG SU, per passare da un foglio al successivo/precedente
- Clic con il tasto destro sulle due frecce (1), Finestra Attiva (3) con l’elenco completo dei fogli di lavoro da selezionare
Una precisazione su alcuni tasti del tastierino numerico. Se PAG GIÙ e PAG SU non sono tasti dedicati ma coincidono con i tasti 3 e 9 del tastierino numerico, verificare che il tastierino stesso non sia attivo. Per utilizzare le funzioni di navigazione è infatti necessario disattivarlo premendo NUM LK, indicato anche come NUM LOCK o BLOC NUM su alcune tastiere. Una volta disattivato, i tasti 3 e 9 del tastierino assumono le funzioni di PAG GIÙ e PAG SU, consentendo lo scorrimento della pagina verso il basso e verso l’alto.
Visualizzare più fogli di lavoro
In
Visualizza → Gruppo
Finestra (1) sono presenti strumenti pratici per gestire la visualizzazione dei fogli e migliorare l’efficienza lavorando su più aree della stessa cartella. I comandi generali riguardano:
- Nuova finestra, apre una seconda vista dello stesso file, utile per confrontare fogli diversi o osservare contemporaneamente sezioni distanti dello stesso foglio
- Disponi tutto (2), organizza sullo schermo le finestre, non necessariamente dello stesso file (in caso si spunta Finestre della cartella di lavoro attiva), disponendole:
- Affiancate, automaticamente
- Orizzontale, una sopra l’altra
- Verticale, fianco a fianco
- Sovrapposte, a cascata con bordi visibili
- Blocca riquadri (3), essenziale per dataset o tabelle di grandi dimensioni, scorrendo il foglio mantiene visibili:
- Blocca riquadri, le righe superiori e le colonne a sinistra della cella selezionata
- Blocca riga superiore, la prima riga
- Blocca prima colonna, la prima colonna
- Dividi, suddivide il foglio in 4 riquadri indipendenti – il taglio avviene sopra e a sinistra della cella selezionata
- Nascondi, gestisce la visibilità delle finestre aperte senza chiuderle
- Scopri, mostra le finestre nascoste
In realtà, esistono anche i comandi più specifici:
- Affianca, visualizza due finestre con l’ultima modalità selezionata in Disponi tutto – se ci sono più finestre aperte, Excel chiede con quale effettuare il confronto
- Scorrimento sincrono, fa scorrere le due finestre affiancate con Affianca nello stesso momento, agevolando il confronto tra righe o colonne
- Reimposta posizione finestra, ripristina la disposizione iniziale prima di Affianca
- Cambia finestra, consente di spostarsi fra le varie finestre
